Assistant(e) de direction

Assistant(e) de direction

Publié depuis 1 jour • Date limite de candidature 13/01/2025

• CDI
• Dijon
• NIVEAU 4
• NVHADD102685

ARS BOURGOGNE-FRANCHE-COMTÉ

La Direction du Cabinet, du Pilotage et des Territoires (DCPT) organise pour le compte de la direction générale les fonctions de pilotage et d'animation des services, les relations avec les autorités ministérielles, l'assurance maladie, les partenaires extérieurs de l'agence et la presse au sens des relations publiques. Elle assure également l'ensemble des missions de secrétariat pour la direction générale.
La mission de pilotage a pour objectifs d'une part, de consolider les tableaux de bord permettant le suivi de l'activité de l'agence mais aussi celui du CPOM Etat/ARS, des objectifs des directions, du pilotage de l'animation territoriale et de la déclinaison des politiques de santé au niveau territorial ; mais également d'organiser la vision transversale et consolidée des financements pour éclairer les arbitrages de la direction générale et garantir l'efficience des ressources gérées par l'agence.
Cette direction prend également en charge l'animation des directions territoriales, afin de décliner territorialement, en synergie avec les partenaires, les institutions, les élus, les collectivités, la politique de santé de l'ARS sur les territoires. Elle a vocation à représenter en proximité l'ARS sur les territoires.

Description du poste

Au sein de la DCPT, vous apporterez un appui administratif et logistique au quotidien au directeur général, au directeur général adjoint et à l'équipe de chargé.e.s de mission. Vous organiserez et coordonnerez l'activité de la DCPT en fluidifiant le partage d'information et en facilitant la mise en oeuvre des missions et la collaboration avec les partenaires internes et externes. L'ensemble des missions listées ci-dessous devront être réalisées en lien avec l'autre assistante de direction afin d'assurer un partage des tâches pour la direction générale mais également une continuité de service sur cette fonction.

Gestion des sollicitations :

• Assurer la gestion des appels téléphoniques et de la boîte mail fonctionnelle, direction générale
• Prendre en charge la gestion du courrier et de la GED / GEC ; ventiler et assurer le suivi des courriers « sensibles » (signalés)
• Tenir à jour l'annuaire des partenaires de la direction

Gestion des agendas et appui à la vie de l'équipe :

• Assurer la gestion de l'agenda de la direction générale, organiser les réunions et les déplacements extérieurs du directeur général et du directeur général adjoint puis veiller à demander les dossiers associés à ces rendez-vous

Garantir la diffusion de l'information au sein de la DCPT en prenant en compte le degré d'urgence et de sensibilité, organiser les réunions d'équipe de la DCPT et en assurer les comptes rendus.

Soutien logistique, pratique et administratif :

• Assurer l'intendance logistique de la DCPT (suivi des plannings de congés, réservations de salles, fournitures…) en lien avec le directeur du cabinet
• Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs selon les normes en vigueur
• Organiser le fond documentaire, le classement et l'archivage

Profil recherché

Vos compétences

Et si vous aviez le bon profil ?
Vous connaissez :
Traitement de texte
Tableur
Messagerie électronique
Agenda électronique
Système de classement et d'archivage
Outils de travail à distance
Partenaires externes et environnement institutionnel
Vous avez :
Esprit d'initiative
Autonomie
Sens de l'écoute et du dialogue
Capacité d'adaptation
Discrétion/Respect de la confidentialité
Vous savez :
Capacités rédactionnelles
Être organisé.e, rigoureux.se
Faire preuve de réactivité
Savoir travailler en équipe

Votre formation

Bac + 2 ou +3 dans l'assistanat

Informations complémentaires

En pratique
Poste basé à Dijon
Temps plein (jusqu'à 38h30) : 20 jours de RTT et 25 jours de congés payés
Rémunération selon expérience de 25 à 35 K€
Le poste nécessite une expérience professionnelle d'assistant (e) de 3 ans ou plus.