ASSISTANT(E) D’ETABLISSEMENT ET APPEL D’OFFRES (H/F)

ASSISTANT(E) D’ETABLISSEMENT ET APPEL D’OFFRES (H/F)

Référence

setec énergie environnement

Notre société

Setec énergie environnement est une filiale du groupe Setec (3800 collaborateurs), un leader Français de l’ingénierie.
Acteur engagé des transformations de notre société au regard des enjeux environnementaux actuels, setec énergie environnement associe une approche systémique entre énergie et environnement et une expertise pointue sur des projets complexes pour proposer aux porteurs de projet privés et publics en France et à l’international une approche novatrice à travers trois grands axes :

• La préservation des milieux
• L’optimisation des ressources
• La décarbonation et énergies décarbonées

Grâce à ses nombreux domaines d'expertise/métiers, setec énergie environnement propose des prestations de haut niveau techniques et stratégiques, depuis les études amont et la conception, durant la réalisation et jusqu’au suivi des installations, sur des projets d’envergure en France et à internationale.
Avec ses 150 collaborateurs, setec énergie environnement est une société à taille humaine. Répartis sur 7 établissements en France, à Paris (siège social), Lyon, Nantes, Lille, La Forêt-Fouesnant, Toulon et Bordeaux, nos collaborateurs sont des professionnels de haut niveau qui travaillent en mode projet au sein d’équipes pluridisciplinaires et qui œuvrent quotidiennement pour accompagner nos clients dans des projets et modèles plus durables.

Missions et activités principales

Dans le cadre de son développement, setec énergie environnement recrute en CDI un(e) Assistant(e) pour notre établissement de La-Forêt-Fouesnant (40 collaborateurs).

Rattaché(e) au Responsable d’Etablissement, vous interviendrez sur les missions principales suivantes :

Missions commerciales (appels d’offres/affaires gagnées) :

• Participer aux réunions commerciales hebdomadaires;
• Assurer la veille des appels d’offres sur les plates-formes internet et animer le canal Teams correspondant;
• Télécharger les dossiers de consultation des entreprises et assister les responsables d’offres dans la préparation des pièces administratives (y compris celles des sous-traitants), le montage, l’envoi des offres (dont l’envoi dématérialisé sur les plateformes publiques ou privées) et leur suivi (via notre outil CRM);
• Pour les affaires gagnées, concevoir les fiches de référence sur la base des informations communiquées par les Responsables d’affaires et assurer le suivi des attestations de bonne fin d’étude.

Assistanat et secrétariat d’établissement :

• S’occuper du bon fonctionnement de l’établissement (accueil, standard, courrier, commande de fournitures, mails d’informations, achats, véhicules de service, fournisseurs et sous-traitants de l’établissement…);
• Organiser les événements internes et externes (formations, réunions, réceptions, déménagement);
• D’une manière plus générale, assister le Responsable d’établissement dans la bonne réalisation de ses missions (prises de RDV, mise en place/suivi d’outils de suivi, organisation des entretiens annuels…).

Missions en lien avec les collaborateurs :

• Informer et assurer le suivi de la bonne réalisation de tâches mensuelles par les collaborateurs (outil de gestion du temps, facturation, relance règlements, notes de frais, …);
• Réaliser le suivi des décomptes d’heures de nuit, d’heures supplémentaires et de récups des collaborateurs;
• Gérer les déplacements des collaborateurs: ordres de mission, réservations des hôtels, trains, avion, véhicules de location, cartes SNCF, etc…;
• Assurer le suivi administratif des collaborateurs (certificat à jour des plongeurs, équipement vestimentaire, demandes d’avance de frais…) ainsi que le suivi des visites médicales obligatoires (embarquement en mer, plongeur, formation GWO, visite simple); Participer à l’accueil (clefs, réception du matériel informatique, renseignements, réponses aux questions…) et à l’intégration des nouveaux arrivants.

De formation supérieure de niveau Bac+3 en secrétariat ou assistanat de direction, vous avez une expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire. Vous avez déjà travaillé dans le domaine des appels d’offres et vous êtes doté(e) de fortes capacités de rigueur et d’organisation.
De plus, vous êtes à l'aise sur Excel notamment pour réaliser des formules et votre orthographe est irréprochable.
Vous êtes reconnu pour vos qualités d’autonomie, de dynamisme, de réactivité et de rigueur. Vous savez gérer les priorités.
Une maîtrise de l’anglais serait un plus.
Enfin, vous appréciez travailler en équipe et partager des moments de convivialité.

• Rémunération selon profil et expériences
• Primes intéressement et participation
• Poste basé à La Forêt Fouesnant
• Poste à pourvoir dès que possible
• Possibilité de 2 jours de télétravail après validation de la période d'essai

Si vous recherchez :

Une entreprise à taille humaine, riche de la diversité de ses métiers, nous recrutons des ingénieurs, des universitaires. Tous les profils sont les bienvenus, nous apprécions la capacité à sortir du cadre, à raisonner autrement.

Travailler chez setec énergie environnement, c’est :

• Donner du sens à son travail en intervenant sur des projets ambitieux et innovants, qui ont un impact social et environnemental
• Des responsabilités et de l’autonomie, avec de réelles opportunités d’évolutions
• Du télétravail et de la flexibilité dans des espaces de travail confortables et spacieux
• Travailler au sein d’équipes dynamiques et multi établissements
• Rejoindre la communauté Ingénieurs & Citoyens
• Des évènements, des séminaires, une journée annuelle, bref des moments de convivialité mémorables !

Si cela fait sens pour vous, rejoignez-nous ! Vous bénéficierez d’un parcours d’intégration personnalisé et d’un accompagnement tout au long de votre évolution professionnelle.
Setec énergie environnement encourage la diversité. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.