Assistant(e) d’Agence - Nîmes

Entreprise :

Le Groupe GGL contribue à l’aménagement durable du territoire depuis plus de 40 ans dans le Languedoc Roussillon et déploie son savoir-faire sur l’ensemble du territoire national.

Devenu aujourd’hui l’un des principaux aménageurs privés en France, GGL conçoit, aménage, bâtit et anime la ville de demain, en privilégiant la mixité urbaine, sociale et intergénérationnelle avec des équipes pluridisciplinaires soucieuses de l’intérêt général.

Le groupe GGL intervient sur l’ensemble des composantes d’un projet d’aménagement urbain : habitat (individuel, collectif, social), activités (artisanales, commerciales, bureaux, industrie, tourisme) et équipements publics (crèche, école, pôle petite enfance, équipements sportifs…).

Satisfaire les besoins, anticiper les usages pour répondre aux attentes du 21ème siècle et à leurs futures évolutions, sont autant d’enjeux auxquels le groupe s’attache à répondre. C’est pourquoi nous nous impliquons dans des secteurs tels que l’agriculture urbaine, la recherche et le développement liés aux nouveaux modes de vie (hôtels hospitaliers, parcs de stationnement en silos, l’art dans la ville…).

GGL ne se limite pas à l'aménagement immobilier ; notre cœur de mission est de créer des espaces de vie uniques et attrayants, plaçant l'humain et la nature au premier plan. Nous valorisons la richesse du patrimoine français, tant culturel qu'agricole, en facilitant l'accès et en promouvant la culture française, notamment via le mécénat de la Fondation GGL et la création de PICS STUDIO. Nous nous engageons également dans la sauvegarde du patrimoine culturel et naturel, y compris la viticulture durable et l'agriculture urbaine.

Le groupe GGL recrute pour GGL Aménagement un(e) Assistant(e) d’Agence à Nîmes.

Composition de l’agence de Nîmes : Un Directeur d’agence, un Responsable Technique, une Prospectrice Foncière et un Agent Commercial Externe.

Finalité du poste :

Rattaché(e) à la Direction d’agence, vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l’agence.

Vous apportez un appui dans la réalisation des tâches d’administration et de gestion liées à la conduite de plusieurs opérations d’aménagement, du foncier jusqu’à la commercialisation.

Vous serez amené(e) à interagir avec l’ensemble des parties prenantes d’un projet d’aménagement : notaires, avocats, huissiers, géomètres, architectes, entreprises de travaux, l’ensemble des services de Mairie(s), maîtres d’œuvres, bureaux d’études spécialisés, constructeurs, agences de communication et clients (particuliers et professionnels de l’immobilier).

Missions principales :

En collaboration avec l’ensemble de l’équipe, vos missions s’articuleront autour de 2 grands axes :

Gestion administrative et gestion des moyens généraux de l’agence :

• Gestion du courrier (rédaction/diffusion/classement) et traitement des appels téléphoniques.
• Accueil des clients et des partenaires en agence.
• Préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la mission de la Direction d’agence (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
• Gestion des prestations de services de l’agence (entretien, surveillance, maintenance, …).
• Rédaction et mise à jour des supports de communication (notes de service, correspondances, documents types / chartés, …).
• Préparation et organisation logistique des événements professionnels (salons professionnels, réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques).
• Participation à l’amélioration des processus de suivi et d'organisation.

Soutien administratif, commercial et opérationnel au montage des opérations :

• Développement :
• Suivi administratif des appels d’offres

Commercialisation :

• Support administratif en collaboration avec les agents commerciaux
• Gestion administrative des ventes
• Relation client(s)
• Suivi notaire(s)

Pilotage de l’activité :

• Support administratif en lien avec la direction d’agence
• Réalisation et mise en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting)
• Comptabilité : saisie comptable dans l’outil SIWI (provisions, conventions d’honoraires, marchés, devis, avenants ; factures de travaux, de concessionnaire, de communication, d’études…)
• Montage opérationnel :
• Procéder à la saisie de tous les devis, factures, commandes, marchés de travaux et études relatives aux opérations d'aménagement.
• Recueillir et vérifier auprès des collectivités territoriales compétentes, les attestations de non-recours de tiers et de non retrait des autorisations.
• Collecter, vérifier et transmettre les documents nécessaires à l'établissement de tout pouvoir de représentation de la société.
• Collecter et transmettre les documents nécessaires au dossier de commercialisation (contrat de réservation, plan de composition, cahier des charges, CPAP, …).
• Procéder à la complétude du dossier de dépôt des pièces de l'opération destinées au notaire.
• Gestion administrative et documentaire des ASL par la plateforme dédiée ASL COMMUNITY, aux fins de rétrocession des voies et parties communes des opérations.

Profil recherché :

• Formation de niveau Bac +2/3 : en gestion immobilière, gestion administrative et commerciale ou gestion PME-PMI.
• Une expérience minimum de 3 ans sur un poste similaire est attendue dans le secteur de l’aménagement ou de l’immobilier.
• Vous maîtrisez idéalement les enjeux administratifs, règlementaires et techniques d’un projet d’aménagement. Ainsi que le process et la méthodologie d’une opération d’aménagement et chacune de ses étapes. Vous disposez de notions en droit de la construction et de l’urbanisme.
• La maîtrise du CRM Leizee (extranet immobilier) et la connaissance du logiciel ERP Primpromo seraient un plus.
• Votre dynamisme, votre réactivité et votre sens de l'organisation vous permettront de mener à bien avec succès les missions qui vous seront confiées.
• Doté(e) d’excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles, vous avez la capacité à collaborer avec différents métiers.
• Vous êtes polyvalent(e) et capable de gérer les interruptions, de prioriser et de mener de front plusieurs tâches.
• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) et des outils collaboratifs et de communication (web conférence, réseau social d’entreprise, planning partagé, …).

En pratique :

• Prise de poste : dès que possible.
• Contrat : CDI - statut employé - 39h
• Rémunération : à partir de 32 k€ bruts annuels
• Localisation : 308 Allée de l'Amérique Latine - Immeuble NOVEO - 30900 NIMES
• Convention collective promotion immobilière (IDCC 1512)