Assistant(e) au pôle secrétariat mutualisé

Assistant(e) au pôle secrétariat mutualisé

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Voies Navigables de France (VNF) - DT Bassin de la Seine
• Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée : Non renseigné

• Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible : Non

Le (la) titulaire du poste participe au fonctionnement continu du pôle de secrétariat mutualisé du siège de la direction territoriale en lien avec le responsable du pôle et a plus particulièrement en charge le secrétariat des UTI :

1. Prise en charge des appels téléphoniques à destination des UTI (un premier filtrage ayant été opéré par l'agent d'accueil du siège de la DTBS)
2. Aide à l'organisation du travail de l'équipe de direction et des chefs de services, de mission et du bureau communication du siège de la direction, en particulier gestion des agendas
3. Appui à l'organisation de réunions des chefs d'UTI et de leurs adjoints
4. Préparation des réunions de la direction (anticipation des contacts, constitution des dossiers)
5. Référente de l'outil Elise pour les UTI et accompagnement des utilisateurs des UTI de la direction territoriale
6. Gestion des messageries de la direction et des UTI

A la demande de l'équipe de direction, le (la) titulaire peut être également chargé de dossiers ponctuels et du suivi d'affaires réservées.

Profil recherché

Le (la) titulaire du poste doit faire preuve d'une grande autonomie, de rigueur et d'initiative dans l'organisation de son travail et dans la gestion des priorités. Il (elle) doit être constamment force de proposition.

Il (elle) doit contribuer à renforcer la transversalité au sein des différents services et UTI de la DTBS.

Compétences techniques :
- maitrise des outils bureautiques et de communication

Compétences transversales :
- Capacité à analyser,
- Réactivité, rigueur et capacités d'organisation;
- Qualités rédactionnelles et oratoires, force de propositions, grande aptitude à rendre compte,
- Discrétion professionnelle

Compétences relationnelles et aptitudes :
- Sens du contact, du travail en réseau, en mode projet notamment, et du partage de l'information,
- capacité à coordonner les services.

Éléments de candidature

Personnes à contacter

Qui sommes-nous?

La direction territoriale bassin de la Seine et Loire aval (DTBS) est une des 7 directions territoriales de VNF. Elle assure l'exploitation, l'entretien et la modernisation de la voie d'eau, ainsi que la gestion et la valorisation du domaine public fluvial et la promotion du transport fluvial. Son action s'étend sur 5 régions et 18 départements.

Le réseau opéré par la DTBS est d'environ 1400 km de voies navigables (Seine, Oise, Marne, Loire aval, canaux à grand et petit gabarit). Il concentre les enjeux majeurs de l'établissement en termes de navigation marchande et touristique, de travaux, d'activités domaniales et de développement.

L'équipe de direction compte le directeur territorial ainsi que deux adjoints. Elle dirige l'activité des 5 services du siège de la DTBS, un bureau communication et de 6 unités territoriales d'itinéraires (UTI).

Un pôle de secrétariat mutualisé de 2 agents est en cours de constitution pour la direction, les services du siège et les UTI.