Assistant.e administratif/ve _ service 3C central

Centre intégré de recherche, de soins et d’enseignement, les HCL prennent en charge les patients atteints de tous types de cancers, à tous âges de la vie, et sont experts des tumeurs rares et de mauvais pronostic. Créé en 2014, l’Institut de Cancérologie des HCL (IC-HCL) fédère et permet de coordonner l’ensemble des services du CHU prenant en charge des patients atteints de cancer. Cela représente 250 médecins répartis géographiquement sur les quatre groupements hospitalo-universitaires des HCL, au Nord, Sud, Est et Centre de la ville de Lyon.

Au sein de l’IC-HCL, le Centre de Coordination en Cancérologie (3C) est la cellule qualité qui assure, coordonne et optimise les parcours de soins grâce à des liens étroits entre ces professionnels. Le 3C, instauré en 2006 par le Premier Plan Cancer afin d'améliorer la coordination des acteurs concourant à la prise en charge des patients atteints de cancer, garantit le respect des standards de qualité des dossiers et des parcours de soins. Intégré depuis 2014 au sein l'IC-HCL, la structure du 3C comporte : 1 structure transversale de coordination (3C Central) et 4 structures de proximité (3C Locaux) implantés sur les Groupements Hospitaliers (Nord, Sud, Centre, Est).

La coordination du 3C est effectuée par l'équipe du 3C Central et comprend : la Directrice référente du 3C, un directeur médical, un coordinateur opérationnel, une cadre de santé, une attachée (AAH) et un assistant administratif.

Missions :

1. Coordination administrative : participation à l'élaboration des rapports d'activité annuels et réponses aux enquêtes/audits des tutelles administratives (DGOS, HAS, INCa, ARS) ; enregistrement et diffusion des conventions.
2. Secrétariat du 3C Central : organisation de réunions, prise de notes et rédaction de comptes rendus, gestion de l'agenda et admin de la Directrice admin et du Directeur médical ; gestion des commandes ponctuelles (matériel, prestations).
3. Gestion des instances du Groupement de Coopération Sanitaire Lyon Cancérologie, de l’IC et du 3C.
4. Communication : centralisation, traitement et diffusion de l'information ; coordination de la mise à jour des pages internet et intranet de l'IC-HCL en lien avec l'AAH et la Dir. de la Marque et de la Communication, relations avec les partenaires.
5. Événementiel : organisation de la journée de formation annuelle du 3C : lancement groupe de travail/rétroplanning des réunions, mise en place du programme, lien avec service de formation/cadres des unités, lien avec les intervenants, récupération des présentations, logistique, récupération des évaluations.

Qualifications recherchées :

• Formation de secrétariat médical ou équivalent.
• Solides compétences bureautiques.
• Des connaissances de l'administration hospitalière et de la cancérologie seraient des plus.

Compétences :

• Sens de l'organisation et de la coordination des tâches.
• Qualités rédactionnelles.
• Capacité d'anticipation et de proposition.
• Connaissance des logiciels Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), messagerie Outlook, Teams.
• Compétences en communication rédactionnelle et visuelle.

Savoir-être :

• Autonomie.
• Capacité à rendre compte.
• Rigueur.
• Qualités relationnelles.

Poste à temps plein, classé à repos fixe. 28 CA, 15 RTT (37h30 hebdomadaires) - organisation des congés en lien avec l'AAH.

Amplitude horaire 08h00 – 18h00 ; horaires à définir selon l'organisation du service.

Prise en charge de 75 % de l’abonnement transport en commun TCL.

Poste éligible au télétravail selon la charte des HCL (6 mois d'ancienneté minimum sur poste).

Poste à pouvoir dès que possible.

Salaire : grille salariale FPH.

• Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

• Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.