Assistant·e administratif·ve (navire de recherche pour le pacifique)

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Division pêche, aquaculture et écosystèmes marins compte parmi les plus anciennes divisions de la CPS. Depuis plus de 60 ans, elle fournit des services scientifiques et techniques à l’appui de la gestion halieutique et du développement durable en Océanie. Le but de la Division est de faire en sorte que les ressources halieutiques de l’Océanie soient gérées durablement en vue d’assurer la croissance économique, la sécurité alimentaire et la protection de l’environnement. Elle comprend deux programmes: le Programme pêche hauturière et le Programme pêche côtière.

Fonctions – L’Assistant·e administratif·ve (navire de recherche pour le pacifique) sera en charge de fournir un soutien administratif de qualité au projet de navire de recherche pour le Pacifique et aux autres projets de l’OFP.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes:

Soutien administratif et financier au projet du PRV et de l’OFP

• Créer des bons de commande (PO), saisir les factures d’achats (PI), selon les besoins.
• Effectuer des paiements auprès des fournisseurs de l’OFP.
• Gérer la création de fournisseurs au besoin.
• Assurer le respect des politiques de la CPS (achats, voyages, finances).
• Assister/remplacer les autres membres de la section administrative de l’OFP selon les besoins/priorités.
• Compiler tous les détails sur les participants/stagiaires des formations OFP.
• Le stock d’équipement/papeterie est surveillé et géré de manière appropriée.
• Participer à la tenue d’un système d’archivage pour le projet de navire de recherche afin de conserver les informations relatives au projet.

Gestion des activités liées aux déplacements

• Organiser prioritairement les voyages des personnes assurant la réalisation du projet PRV puis celles participant aux diverses réunions et ateliers organisés par la section de la pêche océanique.
• Obtenir des options de voyage efficaces qui minimisent le temps et les coûts en fournissant (dans la mesure du possible) au moins 2 options.
• Adhérer aux politiques de voyage et des achats de la CPS.
• Fournir un soutien aux voyageurs aussi bien au quartier général que sur le terrain (déplacements, per diems, soutien logistique).
• Traiter les voyages pour les consultants auprès de l’OFP.

Gestion des réunions et ateliers organisés par l’OFP

• Coordonner la logistique et le soutien administratif, aussi bien pour les réunions/ateliers organisés à Nouméa qu’ailleurs.
• Dès que les nominations de la part des pays sont reçues, gérer l’organisation des voyages, ainsi que les détails administratifs.
• Gérer la documentation pour les voyages.
• Organiser les activités telles que les pauses-thé du matin et de l’après-midi, les déjeuners, les barbecues.
• Se mettre en relation avec les services de l’OMD tel que la Maintenance et TIC pour les réservations de salles et aides techniques.

Aide aux autres administrateurs et accomplissement de toute tâche confiée par le·la Chargé.e des finances et de l’administration

• Apporter une aide en matière d’administration, d’organisation des déplacements et de demandes ponctuelles afin que les grandes manifestations/réunions/conférences annuelles se déroulent dans de bonnes conditions.
• Remplacer d’autres agents de soutien opérationnel et/ou échanger avec ceux-ci au besoin et conformément aux instructions du·de la Chargée des finances et de l’administration.
• Entreprendre des « projets spécifiques » ou des flux d’activité selon les besoins et conformément aux exigences du·de la Chargée des finances et de l’administration.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Au minimum un diplôme (BTS par exemple) dans les domaines de l’administration d’entreprise, des services de secrétariat et de la gestion financière.

Compétences techniques

• Au moins trois ans d’expérience du soutien administratif et de l’appui à l’organisation de manifestations, dans un environnement similaire.
• Capacité à travailler de façon indépendante et avec efficacité en respectant les délais impartis.
• Bon sens de l’organisation.
• Expérience dans l’organisation des itinéraires de voyage, l’hébergement et les conférences/réunions.

Compétences linguistiques

• Capacités de communication en anglais et en français.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir jusqu’au 31 décembre 2027.

Traitement – Le poste d’Assistant·e administratif·ve (navire de recherche pour le pacifique) se situe dans la classe 6 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 289 283 à 361 604 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures: 12 janvier 2025, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste: CR000340

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant: http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir:

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations;
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2000 caractères par question):

1. Citez trois compétences qui selon vous sont importantes afin de pouvoir gérer de multiples tâches administratives.
2. Décrivez votre expérience en gestion administrative en appui d’un service ou d’une organisation.
3. Quels sont les points importants contribuant au succès dans l’organisation de réunions, d’ateliers ou de conférences?