Assistant(e) administratif(ve) Centre de soutien à la recherche clinique (CSRC)

Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine est à un stade de maturité, qui lui a permis, grâce à la recherche d’excellence qui s’y réalise à travers la programmation scientifique de haut niveau dans ses créneaux mère-enfant, de recevoir au cours de la dernière année, des dons majeurs qui seront transformationnels et ouvriront d’innombrables perspectives pour la recherche en santé des enfants. Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine réunit une équipe de plus de 1200 personnes, soit plus de 295 chercheuses et chercheurs, dont plus de 160 en recherche clinique et plus de 580 étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires de recherche postdoctorale œuvrant dans des domaines d’expertise multiples. Travaillant étroitement avec les équipes de soins du CHU Sainte-Justine, cette communauté se dévoue à la recherche fondamentale, clinique et translationnelle au sein de six axes de recherche.

La Direction de la recherche (DR) du CHUSJ a mis en place une nouvelle infrastructure centralisée de gouvernance pour la recherche clinique nommée le "Centre de Soutien à la Recherche Clinique (CSRC)". Le titulaire du poste travaillera sous l’autorité de la directrice adjointe - recherche clinique et en synergie avec les co-gestionnaires du CSRC ainsi que l’ensemble des personnes clés impliquées dans le développement de la recherche clinique au sein du CSRC et de la Direction de la Recherche du Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine.

Le titulaire de ce poste assurera un rôle pivot et travaillera en support auprès des membres des équipes de recherche clinique et des chercheurs. Le CSRC est composé à ce stade d’une trentaine de personnes (infirmières de recherche, infirmières auxiliaires, coordonnateurs et assistants de recherche) assurant la réalisation des projets et essais cliniques de haut niveau menés par les chercheurs et cliniciens-chercheurs de l’établissement. Le titulaire du poste assure la planification, l’organisation et le suivi de l’ensemble des activités administratives et financières du CSRC en synergie avec les membres du CSRC et de la Direction de la recherche et basés sur le respect des bonnes pratiques cliniques en recherche et d’amélioration continue de la qualité.

Tes défis

L’assistant(e) administratif(ive) assurera les processus administratifs en lien avec les activités de recherche clinique placées sous l’égide de l’équipe de gestion de projets du CSRC, qui offre des services et des conseils à l’ensemble des chercheurs et équipes de recherche du CHUSJ. Son travail se fera en arrimage avec les co-gestionnaires et les chefs d’équipe du CSRC. Il / Elle travaillera également en étroite collaboration avec les membres de l’équipe de gestion de projets du CSRC, les chercheurs et le personnel des différentes équipes et unités de recherche clinique de l’établissement, ainsi qu’avec le personnel des services et départements cliniques du CHUSJ qui sont impliqués dans le cadre de la réalisation des multiples projets de recherche clinique.

Le CSRC est une nouvelle structure organisationnelle qui est en déploiement et s’inscrit dans un processus de restructuration de la structure de gouvernance de la recherche clinique. Le titulaire du poste sera impliqué dans la mise en place de nouveaux processus et procédures à implanter. Il / Elle sera donc appelé(e) à s’adapter de façon agile à cet environnement en mouvance mais aura également l’occasion de mettre à profit toutes ses compétences ainsi que son savoir et ses qualités interpersonnelles, afin de contribuer à l’amélioration de cette nouvelle structure en plein essor.

Principales responsabilités

• Assurer la réception, la vérification et le suivi des demandes de services qui parviennent au CSRC via le système électronique centralisé Redcap;
• Assurer l’accueil des nouvelles recrues dans l’équipe du CSRC (visites des locaux de recherche, présentation aux membres de l’équipe, remise des documents d’accueil, horaire des activités, etc.), les supporter dans l’organisation de leur espace de travail et demandes d’accès et participer à faciliter leur intégration en répondant aux diverses questions d’ordre pratique;
• Participer au montage des budgets de recherche avec l’industrie pharmaceutique, assurer un suivi trimestriel auprès des membres de l’équipe concernant les éléments à facturer pour tous les budgets gérés par le CSRC, envoyer les demandes de factures à la comptabilité-recherche, faire le suivi des envois de factures aux promoteurs et s’assurer de la réception des paiements, effectuer le paiement des examens de recherche dans les secteurs cliniques;
• Être un super-utilisateur du logiciel utilisé pour monter les budgets et être une source de support auprès des membres de l’équipe quant à son utilisation;
• Participer à la mise en place de nouveaux processus et procédures qui se développeront au cours de la prochaine année dans le cadre de la mise sur pieds d’un nouveau centre d’investigations cliniques (CIC) qui sera sous la gouverne du CSRC (ex. : e-rendez-vous, suivi de la calibration des appareils, suivi des inventaires de matériel clinique, etc.);
• Assurer la validation et l’approbation des feuilles de temps de l’équipe en collaboration avec ses co-gestionnaires;
• Organiser les réunions de groupe, en présentiel et / ou en virtuel, rédiger l’ordre du jour et les procès-verbaux et en assurer la diffusion à l’équipe;
• Produire et rédiger divers types de documents (lettres, rapports, courriels à l’équipe ou autres), en assurer la mise à jour et le classement;
• Effectuer et assurer le suivi des commandes de matériel et des fournitures nécessaires au bon fonctionnement des unités dédiées à la recherche;
• Offrir du support dans les démarches informatiques avec les équipes TI;
• Effectuer toutes autres tâches connexes que lui confie son gestionnaire.

Minimum Requirements

Détenir un diplôme d'études collégiales D.E.C. en bureautique ou dans une discipline pertinente ;

• Minimum de trois (3) années d’expériences pertinentes idéalement en recherche clinique et / ou en milieu hospitalier ;
• Avoir de l’expérience en processus administratifs, un atout important.
• Excellente maitrise du français et de l’anglais, parlé et écrit ;
• Maitrise de la suite MS Office.

Proactif et capable de travailler avec un minimum de supervision;

• Aimer le travail d’équipe;
• Excellente gestion du temps et des priorités ;
• Bonne capacité à gérer les échéanciers serrés, à travailler rapidement et à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Solides aptitudes de communication tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Excellentes compétences interpersonnelles et politiques ;
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à gérer le stress ;
• Grande capacité d’adaptation ;
• Sens de l’organisation et des responsabilités ;
• Souci de la confidentialité.

Conditions d’emploi

Il s’agit d’un contrat à durée indéterminée, à temps complet (36.25h / sem), non syndiqué, avec période de probation de 6 mois. La rémunération varie entre 45 793.82$ et 61 134.09$ selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de l’expérience pertinente reconnue. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l’établissement.

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

L'affichage prend fin le 9 juillet 2024

Autres avantages

1. Une conciliation travail et vie personnelle :

• Plan de vacances avantageux
• 20 jours de vacances par année pour le personnel
• 13 jours fériés
• 9,6 jours de maladie par année
• Congés sociaux et pour études
• Congé de maternité, de paternité et d’adoption

2. Des avantages collectifs concurrentiels :

• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille incluant l'incapacité à long terme et une assurance-vie additionnelle
• Programme d’aide aux employés et à leur famille

3. Des établissements facilement accessibles

• Station de métro Université-de-Montréal, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
• Abri à vélos sécurisé et stations BIXI à proximité
• Située dans le quartier Côte-des-Neiges

4. Des services sur place pour vous simplifier la vie :

• Centre de la petite enfance Sainte-Justine
• Nettoyeur et service de couture
• Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
• Livraison de paniers de légumes biologiques

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.