Assistant.e administratif.ve à mi-temps (F / H)

PSL (Paris Sciences & Lettres) est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, sciences économiques et sociales, humanités, ingénierie et en arts. Elle se compose de onze établissements : Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL. Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm. Elle dispose d'une fondation, la Fondation PSL.

Sa communauté (2.900 enseignants-chercheurs et 17.000 étudiants en formation initiale et continue) tire le meilleur parti du potentiel de ses 140 laboratoires pour bâtir de grands projets structurants, mais aussi des partenariats académiques ou industriels nationaux et internationaux. Sélective et engagée en faveur de l’égalité des chances, PSL est une université publique qui choisit ses étudiants pour leur talent et les forme au plus près de la recherche menée dans ses laboratoires. Elle fait d’eux des citoyens conscients de la responsabilité individuelle, sociale et environnementale.

Elle figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle est aussi lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA).

Activités principales

Le service mutualisé support Politique documentaire et science ouverte soutient la coopération entre bibliothèques des établissements membres et associés de PSL. Il coordonne et anime le travail transversal, il porte les actions et projets communs, il gère les outils partagés. En lien avec la vice-présidence recherche et la direction de la recherche de PSL, il est également chargé d’accompagner le développement de la science ouverte.

Missions principales :

Il s’agit d’un poste à mi-temps. La personne sera placée sous l’autorité hiérarchique de la directrice du service mutualisé support «Politique documentaire et science ouverte». C’est une petite équipe (5 personnes) qui travaille de manière collaborative. La personne aura pour mission :

1. Le suivi des dépenses du service : préparation des commandes, relations avec les fournisseurs, suivi des factures et des paiements, bilans de consommation, prévisions… Ce travail s’effectue en lien avec la Direction des affaires financières de PSL.
2. Le suivi des diverses conventions gérées par les services : conventions financières de participation des établissements, conventions avec les éditeurs de ressources électroniques, conventions d’adhésion à des services ou groupements…

Missions secondaires :

1. Organisation matérielle des réunions des divers groupes de travail (gestion des agendas, convocations, réservation de salles, diffusion des documents…)
2. Organisation et tenue à jour des archives et dossiers partagés du service, ainsi que des listes de contacts.

Logiciels métiers utilisés dans le poste :

1. Bureautique (Excel notamment)
2. Application PEP pour la gestion financière

Poste ouvert aux :

Titulaires de la fonction publique (Catégorie B) : Par voie de détachement sur contrat

Non titulaires de la fonction publique : CDD de 3 ans

Congés : 12,5 CP + 12 RTT / année complète

Ecole de formation interne

Tickets restaurant ou accès au CROUS des personnels

Participation mutuelle santé

Evènements culturels

Candidater : CV + lettre de motivation

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Niveau d’études minimum requis : Bac ou équivalent

Domaine(s) d’études requis : Idéalement administration générale et / ou comptabilité

Niveau d’expérience minimum requis : Débutants acceptés si motivation et capacités d’apprentissage rapide

Compétences opérationnelles requises :

1. Savoir identifier et suivre des dépenses
2. Savoir exécuter un budget et suivre les procédures budgétaires

Compétences numériques requises :

Savoirs-être attendus :

1. Aisance relationnelle et goût du travail en équipe
2. Rigueur intellectuelle et organisation