Assistant(e) administratif - Service maintenance et interventions (H/F)

Description

Ton agence TRIMERIS Intérim & Recrutement de Toulouse, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein du service Maintenance et Intervention qui assure le bon fonctionnement administratif de l'activité liée à la maintenance des équipements et des interventions sur chantiers. Vous serez en charge de la gestion administrative des interventions, du suivi des demandes clients, de la planification et de l'organisation des interventions des équipes techniques.

Profil

Responsabilités et tâches :

1. Gestion administrative des interventions :
   1. Saisie des demandes d'intervention dans le système informatique de gestion.
   2. Suivi et mise à jour des plannings d'interventions.
   3. Préparation des devis et des ordres de mission pour les techniciens.
   4. Traitement des documents administratifs (bons de commande, factures, contrats de maintenance, etc.).
2. Communication et coordination :
   1. Liaison entre les clients, les techniciens et les autres services de l'entreprise.
   2. Réception et gestion des appels téléphoniques concernant les interventions.
   3. Envoi des confirmations d'interventions et des rapports après intervention.
3. Support administratif général :
   1. Archivage des dossiers liés aux interventions (factures, rapports, contrats).
   2. Gestion des agendas des responsables et des techniciens.
   3. Mise à jour des bases de données clients et interventions.
4. Rédaction de documents :
   1. Rédaction et mise à jour des procédures administratives internes du service maintenance.
   2. Préparation des documents de reporting pour le responsable du service.
5. Missions ponctuelles :
   1. Préparation des dossiers de réponses aux appels d'offres et devis.
   2. Suivi des relances créances clients.
   3. Suivi administratif de la flotte de véhicules.
   4. Suivi administratif des dossiers relatifs à l'activité de désamiantage.

Compétences et habilitations