Assistant(e) administratif ou administrative de CNRS Sciences informatiques (H/F)

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Assistant(e) administratif ou administrative de CNRS Sciences informatiques (H/F)

Date Limite Candidature : vendredi 20 décembre 2024 23:59:00 heure de Paris
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Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant(e) administratif ou administrative de CNRS Sciences informatiques (H/F)
Référence : INS1680-JULCAR--007
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 29 novembre 2024
Type de contrat : IT en contrat CDD
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2025
Quotité de travail : Complet
Rémunération : entre 2475 € et 2609 € bruts, en fonction du diplôme, de l’expérience professionnelle, et selon la grille indiciaire de la fonction publique en vigueur pour les CDD
Niveau d'études souhaité : BAC + 2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

Au sein de l’équipe administrative de CNRS Sciences informatiques, vous assisterez la chargée d’appui au pilotage et à la direction, dans ses activités d’assistant(e) de direction et dans les activités de gestion quotidienne nécessaire au bon fonctionnement administratif de l’institut.

Activités

Dans le cadre de votre mission et en support à la chargée d’appui au pilotage et à la direction de CNRS Sciences informatiques, vos activités principales se déclineront de la façon suivante :
• Participer à la gestion administrative de l’institut, en appliquant les procédures dédiées aux différentes activités administratives ;
• Assister la chargée d’appui au pilotage et à la direction dans la gestion des agendas, l’organisation de rendez-vous et de réunions pour les directrices et directeurs adjoint(e)s administrative (DAA) et scientifiques (DAS) de l’institut ;
• Assurer la continuité de service en son absence pour la gestion des boites mails secrétariat et les déplacements de la direction, en lien notamment avec le pôle finances (réservation des missions, suivi des dépenses correspondantes…) ;
• Rédiger et/ou mettre en forme et envoyer des courriers, notes et décisions en en assurant la traçabilité ;
• Réceptionner et diffuser le courrier, transmettre les parapheurs, classer et organiser le tri et l'archivage des documents ;
• Recueillir, alimenter et mettre à jour les listes de diffusion ainsi que des bases de données administratives de l’institut ;
• Réaliser des extractions dans les systèmes d'information de l’établissement (Reseda, Zento, Dialog…) ;
• Répondre aux demandes d'informations des autres services de l’établissement et des partenaires, et diffuser l'information en interne et en externe ;
• Assurer un soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de l’institut et de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et interlocutrices internes (personnels) et externes (usagers).

Vous rendrez compte régulièrement des actions en préparation, en cours et exécutées à la chargée d’appui au pilotage et à la direction, qui sera votre responsable directe. Vous participerez à la vie collective de l’institut, incluant les réunions de service, le séminaire d’institut, les visites de laboratoires et les journées organisées à destination des unités (journées des directions d’unités, des responsables administratifs et administratives d’unités, des nouveaux et nouvelles entrant(e)s…).

Compétences

Vous avez une connaissance générale de l'organisation de la recherche et des établissements publics à caractère scientifique et technologique et du statut général de la fonction publique ;
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et l'environnement bureautique et possédez une bonne expertise des principaux outils (pack office, publipostage, base de données) ;
Vous êtes organisé(e) et savez gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
Vous avez des qualités relationnelles indéniables et une aptitude naturelle à communiquer ;
Vous êtes fiable, diplomate, rigoureuse ou rigoureux et faites preuve de réactivité et de discernement ;
Vous savez travailler à distance et avec une grande variété d'interlocuteurs et interlocutrices ;
Vous êtes proactif ou proactive et savez chercher l'information, la vérifier et la classer ;
Vous avez le sens de la confidentialité et de la discrétion ;
Vous avez une appétence forte pour le service public et pour les sciences.

Contexte de travail

Le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation. Plus de 33 000 agents, en partenariat avec les universités et les grandes écoles, font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Le CNRS développe des recherches pluri- et inter-disciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international.
Le poste proposé est basé au siège du CNRS (Paris 16ème), au sein de CNRS Sciences informatiques, un des dix instituts du CNRS mettant en œuvre la politique scientifique de l’établissement. CNRS Sciences informatiques pilote plus spécifiquement la stratégie scientifique en informatique, automatique, traitement du signal et des images, robotique, etc. L’institut coordonne une cinquantaine d’unités de recherche et d’appui à la recherche, dont 6 à l’international, et près de 6 000 scientifiques.
CNRS Sciences informatique est constitué d’une quarantaine de personnes et est structuré en une équipe de direction, une équipe scientifique et une équipe administrative. L’équipe de direction comprend la directrice d’institut, la directrice adjointe administrative (DAA) et les 7 directeurs et directrices adjoint(e)s scientifiques. L’équipe scientifique, une vingtaine de personnels CNRS ou universitaires (dont les DAS), exerce en parallèle une activité de recherche ou d’appui à la recherche, au sein de laboratoires en sciences informatiques, localisés sur tout le territoire français. L’équipe administrative est elle-même constituée d’une vingtaine de personnes actuellement réparties en 7 pôles administratifs support : finances, RH, communication, programmes nationaux, contractualisation, Europe & international et valorisation.
Au sein de l’équipe administrative, vous serez placé(e) sous l’autorité de la chargée d’appui au pilotage et à la direction, avec laquelle vous travaillerez étroitement. Vous interagirez également régulièrement avec la direction de l’institut et plus particulièrement avec la DAA et les DAS, pour la gestion de leurs agendas, rendez-vous et réunions. Vous serez amené(e) à interagir avec les collègues des autres pôles de l’institut, les assistant(e)s administratifs et administratives des autres instituts, des délégations régionales et directions du CNRS, ainsi que les unités de CNRS Sciences informatiques.

Rejoindre CNRS Sciences informatiques, c’est l’opportunité d’intégrer un établissement public porteur de sens (faire progresser la connaissance) et exercer dans le cadre d'un environnement international et interdisciplinaire. C'est également et surtout rejoindre une équipe dynamique, bienveillante et attentive à la qualité de vie au travail de ses collaborateurs et collaboratrices.

Informations complémentaires

Votre environnement de travail :
Télétravail : pratique et indemnisation du TT
Congés et RTT annuels : 44 jours
Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu'à 300 euros