Assistant.e à la Présidence et aux représentations

Présentation

Le Cabinet du Président a pour mission de suivre les élus dans leurs missions respectives et d’accompagner la majorité départementale dans la réalisation de son programme.
Au cœur des décisions, il est en lien permanent avec la Direction Générale des Services et avec l’ensemble des services de la collectivité.
Aux côtés du Directeur de Cabinet, une cheffe de cabinet et 4 conseillers techniques chargés du suivi des commissions, ainsi que les assistant.e.s d’élu.e.s.

Description du poste

Fonctions

Le Département Ille et Vilaine recrute actuellement un.e Assistant.e de direction chargé.e de la gestion des représentations du Président, en lien avec la chargée des représentations missions générales.

Missions générales

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

1. Saisir les invitations dans le logiciel des représentations, et en assurer le suivi (sollicitations des élu.e.s, relances, information aux organisateurs).
2. Préparer les déplacements du Président ou de son/sa représentant.e, en qualité de collectivité invitante ou invitée : contact avec les organisateurs, respect du protocole…
3. Assurer la rédaction de correspondance sensible.

Spécificités du poste

Disponibilité horaire indispensable.

Liaisons fonctionnelles

Informations spécifiques offre Internet

Un test pratique en lien avec les missions du poste ainsi qu'un test de comportement en situation professionnelle seront organisés au cours du processus de recrutement.

Toute candidature doit faire l’objet d'une lettre de motivation, d'un CV et d’un arrêté de situation administrative ou d’inscription sur liste d'aptitude pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude.
En l'absence de ces documents, la candidature ne pourra pas être prise en compte.

Entretiens prévus les vendredi 24 janvier ou/et le mardi 4 février après-midis.

Profil requis

Connaissances

1. Qualités rédactionnelles, maîtrise des écrits administratifs, règles d'orthographe et de syntaxe.
2. Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,...) et appétence pour les logiciels métiers.
3. Maîtrise des techniques de secrétariat.
4. Connaissance de l'environnement territorial souhaitée.

Formation

Formation Assistant.e de direction, administrative et/ou expérience significative.

Aptitudes requises

1. Sens de l'organisation et de l'anticipation.
2. Hiérarchisation des priorités.
3. Rigueur.
4. Discrétion, respect de la confidentialité.
5. Autonomie, prise d'initiatives.
6. Sens du travail en équipe.

Expériences

Expérience sur fonction d’Assistanat de direction et/ou d’Élu.e.s demandée.

Niveau d'expérience

1 - 2 ans.

Contacts

Les candidats intéressés par ce poste peuvent prendre contact avec :

1. Isabelle ROCHEFORT, Assistante du Directeur de cabinet, 02.21.67.97.06
2. Emmanuelle HEDIN, Chargée de recrutement, 02.99.02.30.26

Date de fin publication Web

16/01/2025