Assistant du département Recherche F / H

Administration / Services généraux - Secrétaire / Assistant

Intitulé du poste

Assistant du département Recherche F / H

Temps de travail

Temps partiel

Date de prise de poste envisagée

A définir

Rémunération

Selon profil

Description de la mission

1. Relecture et correction (français / anglais) des documents émanant du Directeur Scientifique, de son équipe et / ou des étudiants en stage (rapports, mails, articles, demandes de subventions)
2. Rédaction en Anglais et en Français de rapports, mails, articles, demandes de subventions… et autres documents
3. Traductions en Anglais Scientifique
4. Prise de notes en réunions et élaboration des comptes rendus
5. Gestion de l’agenda et des déplacements en mission du Directeur Scientifique et des autres membres du Département Recherche
6. Gestion et traçabilité des courriers Documentation de la Direction Scientifique (classement, archivage, éventuellement création de documents sous GEDEON)
7. Aide à la préparation de la Revue de Processus annuelle
8. Contrôle et mise en signature des devis et factures
9. Commandes de matériel bureautique et papèterie
10. Vérification mensuelle et envoi au Contrôle de Gestion des feuilles CIR (Crédit Impôt Recherche) de toute l’Equipe
11. Gestion des différentes formations des chercheurs (interface entre les RH et le personnel RECHERCHE) tous les ans
12. Assister le Directeur dans ses missions règlementaires
13. Utiliser les fonctions de base PubMed pour la veille scientifique
14. Répertorier et tenir à jour l’ensemble de la production scientifique (articles publiés, communications en congrès) du département Recherche
15. Renseigner le site de gestion des conflits d’intérêt. Actualiser une fois par an (ministère des Solidarités et de la Santé)
16. Gestion des nouveaux arrivants dans le service (anticipation des badges d’accès, cartes professionnelles, interface stagiaires / RH)
17. Gestion des commandes sur logiciel SAP
18. Gestion des matériels et équipements sur logiciel SAP
19. Gestion RH sur logiciel OPTIMA

Spécificité du poste

Le poste d’assistant(e) administrative est placé dans un environnement très dynamique d’un service de recherche. Le / la candidat(e) devra savoir adopter un fonctionnement évolutif afin de résoudre des situations parfois spécifiques et imprévues. Une partie importante du fonctionnement se fait en langue anglaise.

Candidat recherché

• Niveau d’étude bac +3
• Rigueur
• Proactivité
• Maîtrise des outils Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Excellent niveau de français
• Excellent niveau d’anglais

Niveau d'études min. requis

Niveau d'expérience min. requis : de 3 à 6 ans

Atouts et conditions de travail

28 jours de congés payés

Avantages du CSE

Prise en charge transport à 55% (tarif préférentiel TBM)

Organisation de travail

Notre politique handicap

A compétences égales, la politique de recrutement de l’EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation de handicap. Les candidatures des bénéficiaires d’une RQTH ou assimilés sont les bienvenus.