Assistant direction H/F

À propos de nous

Capitale sud-francilienne Évry-Courcouronnes se réinvente. Plus grande commune nouvelle d’Île-de-France, Évry-Courcouronnes est née en 2019 de la fusion des deux villes. Ville-Préfecture de l’Essonne, le territoire est riche de 70 000 habitants, 40 000 emplois, 20 000 étudiants et apprentis. Située à 30 km de Paris, 20 minutes de l’aéroport d’Orly, Évry-Courcouronnes est connectée à la gare TGV de Massy et au pôle technologique et scientifique Paris-Saclay, via le Tram T12. L’université et les grandes écoles de la ville nourrissent déjà de nombreux échanges avec le pôle d’excellence. Genopole, le 1er biocluster dédié aux biotechnologies contribue au rayonnement du territoire. La ville est également engagée dans la démarche de Ville apprenante de l’UNESCO. Terre d’innovation urbaine, Évry-Courcouronnes compte 15 édifices labellisés Architecture contemporaine remarquable et porte actuellement un ambitieux projet urbain en centre-ville qui confortera, demain, son attractivité régionale.

Mission

Définition des missions : Rattaché au Directeur de la Prospective et Stratégie en matière éducative, sa qualité d’assistant de Direction le conduit à faciliter l’action de l’ensemble des collaborateurs dans le cadre de :

• Pilotage du bâti scolaire, périscolaire et de la petite enfance au sein de la DGA PE,
• Définition d’une stratégie sur la base d’une analyse prospective de l’environnement de la collectivité et des impacts sur le secteur scolaire, périscolaire et de la petite enfance,
• Définition des orientations stratégiques en matière de politiques éducatives,
• Préparation des conseils d’école.

Il est également en charge de l’appui administratif de la Direction et assure le secrétariat des collaborateurs de la Direction.

Définition Des Activités

Dans le cadre de l’animation et du secrétariat de la Direction :

• Assister les collaborateurs dans la gestion de leur agenda ;
• Planifier les réunions internes et assurer la prise de note et la diffusion des compte-rendu ;
• Animer et mettre à jour les outils de la Direction (dossier partagé, tableaux de bord) ;
• Assurer le bon classement et archivage des documents de la Direction ;
• Assister le Directeur sur les fonctions administratives, RH et budgétaires ;
• Relire et corriger la forme des documents produits par la Direction ;
• Gérer le courrier de la Direction.

Dans le cadre du bâti scolaire et de la petite enfance :

• Participer au suivi des chantiers issus du plan pluriannuel d’investissement à l’échelle de la DGA PE en :
• Facilitant la collaboration entre la Direction et les services techniques ;
• Accompagnant le Directeur et le chargé de mission dans la planification de la communication auprès des usagers, des élus et des parents d’élèves sur toute la durée des projets ;
• Assistant le chargé de mission dans l’organisation des déménagements dans le cadre de la préparation des chantiers ;
• Participer au recueil des besoins et au suivi des travaux dans les bâtiments de la DGA PE en centralisant les demandes d’aménagement / réaménagement issues des responsables des structures et accompagnant la réalisation des synthèses permettant d’alimenter les travaux de conception du PPI ;
• Assister le Directeur pour faire le lien entre la Direction et les services techniques.

Dans le cadre des missions de prospective :

• Assister les collaborateurs dans la formalisation de leur analyse ;
• Participer à l’organisation et la planification des instances et temps de travail de l’Observatoire des politiques éducatives.

Dans le cadre du pilotage et du suivi des politiques éducatives :

• Accompagner le Directeur dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi du Grand Projet Educatif (appui à la rédaction des documents, organisation et planification des réunions de travail, rédaction et diffusion des compte-rendu) ;
• Accompagner le chargé de mission sur le développement de l’école inclusive ;
• Centraliser les éléments de veille sur les dossiers partagés.

Dans le cadre des conseils d’école :

• Accompagner à la synthèse des demandes de travaux en vue de la préparation des conseils d’école ;
• Constituer les dossiers destinés aux élus sur les différents points de l’ordre du jour transmis par les Directeurs d’école ;
• Accompagner progressivement le transfert de la constitution des dossiers des conseils d’école au sein de la Direction des Affaires Scolaires et de l’Animation.

Profil

Connaissances et aptitudes particulières :

• Être titulaire d’un diplôme de type BTS Support à l’action managériale ou équivalent et justifier d’une expérience significative sur des fonctions similaires ;
• Maitriser les techniques de secrétariat (courrier, prise de notes, compte rendu, élaboration de documents aux formes et contenus divers, classement, archivage, standard téléphonique, annuaire etc.) ;
• Connaitre le fonctionnement des services d’une collectivité et les missions du service public ;
• Avoir des notions d'organisation et de gestion du temps de travail ;
• Disposer de solides capacités rédactionnelles et communicationnelles ;
• Savoir élaborer des tableaux de bord, des outils de planification et suivi ;
• Connaitre l’organisation, le contexte et les enjeux de la collectivité ;
• Justifier de notions de comptabilité analytique ;
• Maitriser les outils numériques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet, intranet) et avoir la capacité à prendre en main des outils métiers spécifiques ;
• Être reconnu pour sa rigueur, son aisance relationnelle, sa capacité à travailler en équipe et en transversalité.