Assistant - Département Evaluation - H/F

Description

Mission principale

Au sein du DEV, vous travaillerez en binôme avec un ou une chargée de mission et en collaboration avec les autres assistants-es du Département en transversal sur la gestion de Commissions Scientifiques Spécialisées et d'un processus d’évaluation. Vous suivrez également la labellisation des structures Inserm via le suivi de la rédaction des lettres de mission et la mise à jour d'InsermLab.

Activités principales

• Gestion des agendas et coordination logistique;
• Préparation et participation aux activités des Commissions Scientifiques Spécialisées;
• Répondre aux demandes des membres des commissions;
• Préparer les documents des réunions et renseigner des bases de données informatiques (Microsoft Word et Excel ; plateforme EVA);
• Création et suivi de tableaux de bord;
• Production de bilans et de statistiques;
• Accueillir les membres des commissions lors des réunions, y compris lors des visioconférences (Microsoft Teams);
• Assister le/la chargé.e de mission dans le suivi des réunions, la prise de notes et la préparation de bilans;
• Assurer la diffusion et l’archivage de documents;
• Coordonner, en lien avec la coordinatrice administrative, les assistants des différentes commissions pour le processus dont l’assistant est responsable;
• Coordonner la rédaction des lettres de mission aux directeurs et directrices d'unités de recherche Inserm au moment de leur labellisation en lien avec le Département des Partenariats et Relations Extérieures;
• Préparer la mise à jour d'InsermLab en lien avec le Département des Systèmes d'Information.

Spécificité(s) et environnement du poste

• Nécessité d’aménager ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail.

Profil recherché

Connaissances

• Connaître l’environnement bureautique.
• Connaissance de l'orthographe et de la syntaxe.

Savoir-faire

• Maîtriser les techniques de l’assistanat.
• Maîtriser l’utilisation des logiciels informatiques courants (Microsoft Word et Excel).
• Savoir hiérarchiser et archiver des documents.

Aptitudes

• Aisance relationnelle.
• Capacité à travailler en équipe.
• Sens de l’organisation, rigueur et vivacité.

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience souhaitée en gestion administrative.

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac +2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager.

Modalités de candidatures : ouvert uniquement aux fonctionnaires

Fonctionnaires Inserm

• Vous devez constituer un dossier en ligne via l'application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
• La connexion à Gaia se fait avec les identifiants de votre compte prenom.nom@inserm.fr
• Référence de l'offre : 146-758

Fonctionnaires non Inserm

• Vous devez créer un compte sur l’application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
• Précisez vos corps, grade, indice majoré et régime indemnitaire annuel brut
• Référence de l'offre : 146-758

Date limite de candidature : 06/02/2025