ASSISTANT DE DIRECTION – SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE (F / H)

Poste proposé : ASSISTANT DE DIRECTION - SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE (H / F)

Contrat : CDD; Détachement; Mutation

Présentation générale des établissements de la direction commune :

Le Centre hospitalier intercommunal de Poissy / Saint-Germain-en-Laye (CHIPS) est l'établissement support du GHT Nord Yvelines. C'est un établissement public de référence dans le soin, l'enseignement et la recherche.

Il est organisé en 8 pôles d'activités spécialisées dans la prise en charge des personnes à tous les âges de la vie. Son activité est déployée dans les Yvelines sur deux sites principaux à Poissy et à St Germain en Laye et sur des sites périphériques. Plusieurs de ses services sont hospitalo-universitaires. Il compte 3 190 professionnels de santé. Sa capacité est près de 1 000 lits et places.

Le CHIPS est en direction commune avec le CH de Mantes-La Jolie depuis 2015 et avec le CHI de Meulan-Les Mureaux depuis 2018. Une seule équipe de direction est en charge de la direction des 3 établissements sous l'autorité d'une directrice générale.

Responsabilités :

• Savoir assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction générale en l'absence de l'assistant(e) coordinateur(ice).
• Sous la supervision de l'assistante coordinateur(ice), assurer plus spécifiquement le secrétariat de la SG du GHT, et de la directrice des affaires médicales.
• Apporter son concours à la directrice en charge des parcours patients et à la directrice en charge de la filière des laboratoires.

Grade de référence : adjoint administratif

Horaires de travail : du lundi au vendredi, amplitude horaire 8h30-18h00

Liaisons hiérarchiques :

• Directrice générale, Directeur général adjoint
• Directeurs adjoints en charge du GHT, des affaires médicales et du parcours patient
• Assistant(e) coordinateur(rice) du secrétariat de la direction générale

Relations fonctionnelles :

L'organisation d'une direction commune amène à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes :

• les trois directions déléguées de site
• l'ensemble des directions fonctionnelles
• l'encadrement administratif et soignant des 3 établissements de la direction commune
• les principaux interlocuteurs institutionnels des établissements de santé : ARS, CD78, CPAM, CPTS, mairies.

L'assistante de direction est également amenée à travailler avec d'autres interlocuteurs comme les médecins, l'ARS ainsi que les différents partenaires institutionnels.

Activités :

• Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques.
• Traitement du courrier et suivi des réponses.
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.
• Recueil, saisie, mise à jour sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers.
• Rédaction de courriers.
• Préparation des réunions institutionnelles.
• Organisation de la logistique (déplacements, organisation de réunions, réservation de salle).
• Structuration de la gestion documentaire et de l'archivage.
• Mise en format qualité des procédures et référencement dans le périmètre du secrétariat de la direction générale.

Savoir-faire :

• Utiliser les outils bureautiques.
• Planifier, coordonner et organiser les réunions de travail.
• Repérer rapidement les personnes ressources et les interlocuteurs de l'établissement et des établissements de la direction commune et du GHT.
• Savoir rendre compte de son activité.
• Mettre en application la réglementation, les textes en vigueur relatifs aux domaines traités au sein de la direction.

Savoir-être :

• Rigueur
• Discrétion
• Réactivité
• Disponibilité
• Savoir être force de proposition
• Capacité d'écoute
• Capacité d'adaptation et d'organisation

CONNAISSANCES ET PREREQUIS ASSOCIES :

• Maîtrise des logiciels bureautiques
• Technique de communication en secrétariat de direction
• Notions de classement
• Organisation d'un établissement de santé