Assistant de direction H/F (H/F)

Description

Réf UPC 15502 DFSA

RÉSUMÉ DU POSTE

Placé(e) sous l'autorité de la directrice générale déléguée de la faculté et l'autorité fonctionnelle de la directrice générale déléguée adjointe, l'assistant(e) de la direction facultaire a pour mission d'apporter un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction générale déléguée Faculté de santé. Positionné(e) de façon transversale dans l'organigramme administratif de la Faculté de santé, l'assistant(e) a vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des pôles facultaires, des composantes de santé, des directions métier en central et de la DGS et spécifiquement avec les assistants de ces structures de l'établissement.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

1. Gérer le secrétariat de la direction générale déléguée Faculté de santé composée de la directrice et de la directrice adjointe : gestion de l'agenda, organisation de réunions, réservation de salles, traitement du courrier, préparation des dossiers, organisation des déplacements des agents de la Faculté de santé, etc.
2. Participer et rédiger les comptes rendus des réunions de direction.
3. Élaborer et proposer des procédures en lien avec les champs d'activité de la direction générale déléguée facultaire.
4. Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
5. Suivi et gestion courante des demandes des agents facultaires : tenue des tableaux des congés, suivi des conventions de télétravail, demande de formation, etc.
6. Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures).

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

• Connaissance de l'organisation générale d'un établissement public (et plus particulièrement d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche).
• Connaissances administratives et financières (comptabilité publique).

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

• Solides capacités rédactionnelles.
• Excellente maîtrise des outils de bureautique et du web.
• Savoir gérer une activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Savoir rendre compte.
• Mettre en œuvre des procédures administratives.
• Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur le plan institutionnel que règlementaire.

Savoir-être - Compétences comportementales

• Être organisé, réactif, rigoureux, à l'écoute, avoir un très bon relationnel.
• Être discret, fiable et autonome.
• Aptitude à travailler en équipe et de façon polyvalente.
• Sens du service public.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 1 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier.
• Planification des tâches et gestion des priorités.
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité.
• Assurer un accueil téléphonique.

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie.

Niveau hiérarchique

• Premier emploi

Type d’emploi

• Autre

Secteurs

• Bibliothèques