Assistant de Direction (h / f)

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Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi : Sous la responsabilité de la Direction Générale Adjointe des Services à la Population, l’assistante de direction accompagne la DGA et les directions qui y sont rattachés en assurant un rôle de veille, d’interface, d’appui à la coordination et d’alerte le cas échéant sur l’ensemble des dossiers et projets dont elle a la charge.

Missions / conditions d'exercice

1. Assurer le suivi administratif de la DGA Services à la Population :

• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser, filtrer, rediriger, transmettre.
• Gestion de l’agenda.
• Gestion du courrier entrant et sortant et de l’interface gestion du courrier dématérialisé.
• Préparation des dossiers de réunions.
• Organisation des dossiers, du classement de manière adéquate (papier et électronique) et de l’archivage.
• Garantie de la traçabilité des flux entrants et sortants.
• Création, mise à jour et suivi des tableaux de pilotage.

• Veille, rappel des échéances du secteur (conventions, dossiers en cours, instances et procédures internes RH).
• Organisation du traitement et de la diffusion de l’information.
• Appui aux Directions et services du secteur.
• Transmission d’informations aux services en cas d’absence de la DGA.

• Planification annuelle des évènements.
• Planification ouverture et fermeture des équipements.
• Suivi des congés des directeurs et continuité de direction.

Profils recherchés

1. Savoirs / diplômes :

• Formation supérieure en secrétariat.
• Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale, notamment en assistanat de direction.

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Microsoft 365, AIR DELIB, I PARAPHEUR, FAST Courrier.
• Maîtrise de la production de documents (qualités rédactionnelles) et outils administratifs.
• Connaissance de l’environnement d’une collectivité.
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande.
• Rigueur, polyvalence.

• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens du relationnel et du travail en équipe.
• Aisance relationnelle et diplomatique.