ASSISTANT DE DIRECTION (H / F)

Transdev recrute un ASSISTANT DE DIRECTION (H / F)

Rejoignez un Groupe international fortement ancré dans les territoires.

Chez Transdev, nous sommes fiers de faire voyager 11 millions de personnes au quotidien dans le monde grâce à des services de transport efficaces, simples et respectueux de l’environnement, au service des territoires.

Parce que nous maîtrisons des modes de transport diversifiés (bus, cars, tram, trains, véhicules autonomes, autopartage, vélo...) et que nous sommes implantés sur les 5 continents, partout où nous sommes, nous aspirons à favoriser les initiatives de nos équipes multiculturelles.

Rejoindre Transdev c’est rejoindre des femmes et des hommes au service des autres et exercer un métier qui a du sens : la mobilité.

Votre destination

Transdev Rouen comprend 1266 collaborateurs, réalise un chiffre d’affaires de 110M€ par an et exploite une flotte de 296 bus et 27 rames de métro.

Transdev Rouen est l’exploitant principal des transports en commun de la Métropole Rouen Normandie qui regroupe 71 communes et plus de 500 000 habitants. Ce réseau est opéré sous la marque Réseau ASTUCE et assure 60 millions de voyages chaque année.

Votre feuille de route

Directement rattaché(e) au Directeur Général, vous intégrerez un environnement de travail exigeant, qui a du sens, et qui contribue à un service d’utilité publique. Vos missions diverses et variées contribueront à votre épanouissement professionnel.

Ce poste, basé à Rouen, vous permettra d’allier l’assistanat de direction, la coordination des assistantes de direction des membres du CODIR, la gestion de missions annexes de communication interne, et la réalisation de projets et d’évènements utiles au bon développement de Transdev Rouen en partenariat avec les managers des services concernés.

De façon plus détaillée, vous trouverez ci-dessous le détail des missions envisagées :

Secrétariat de Direction et assistance des membres du CODIR de la Direction Régionale :

• Assurer le secrétariat de la Direction.
• Être responsable de l’agenda, de l’organisation des déplacements, de l’assistance à la préparation des réunions et des comptes rendus, de la gestion du courrier, du classement et de l’archivage des dossiers.
• Organiser des événements ponctuels (séminaires, réunions, voyages, hôtels, etc.).
• Être à l'écoute et alerte de tout risque ou signe de dysfonctionnement, faciliter les mises en relations et les coopérations et faire les filtrages nécessaires. Peut assurer le suivi de certains éléments budgétaires.
• Assurer directement certaines missions ou projets de nature administrative (rédaction courriers) et participer à toute action d'amélioration de l'efficacité et de la productivité de la direction.
• Participer à l’élaboration et la mise en œuvre de processus administratifs, fournir une assistance à l’utilisation des technologies, de l’information et de la communication.
• Exécuter diverses missions administratives (mise à jour des listes de diffusion mails, suivi des notes de frais, commandes de fournitures et matériels, etc.).
• Piloter & coordonner de façon fonctionnelle, les assistantes des membres du CODIR.

Processus de communication :

• Faciliter la communication à tous les niveaux (auprès du directeur et / ou du comité de direction, au sein de groupes de travail ou comité de projets).
• Organiser, produire et veiller à la bonne transmission de l’information auprès de son responsable hiérarchique, des personnes de l’entité, des interlocuteurs internes et externes.
• Organiser des événements conviviaux afin de maintenir la cohésion du CODIR.
• Assurer l’intégrité de l’information et en faciliter l’accès.
• Assurer la mise à jour des organigrammes et s’assurer de sa diffusion mensuelle.
• Assurer l'organisation logistique des réunions de direction et / ou des comités, rassembler les informations, constituer à la demande des fonds de dossier, effectuer les recherches d'information requises.
• Établir CR, PV ou présentation PowerPoint de certaines instances ou pour certaines réunions du COPIL / CODIR.
• Assurer le suivi des échéances et faire les relances nécessaires.

Missions annexes (selon la charge) :

• Aider à l’organisation d’événements internes et externes (logistique, communication, coordination, rédaction…) en partenariat avec les managers concernés.
• Contribuer à des missions en lien avec les services RSE & Communication interne.

Vos atouts & votre parcours

Vous avez de l’expérience dans la gestion administrative de Direction et disposez d’un diplôme à minima niveau Bac+2.

Le pack office n’a plus de secret pour vous et vous avez de bons réflexes en création (InDesign ou Canva).

Prévenant, organisé et méthodique, vous aimez exercer vos missions avec rigueur, loyauté et bonne humeur. La confidentialité est votre maître mot et vous aimez faire preuve d’initiative.

En véritable plume, votre qualité rédactionnelle et votre aisance orale sont vos forces. Facilitateur, vous aimez rendre service et savez faire preuve d’une grande agilité afin de mener de front plusieurs actions.