Assistant de direction H/F

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Ecole Nationale Supérieure d'Architecture de Strasbourg (ENSAS)
  ENSA Strasbourg
• Localisation : 8 boulevard du président Wilson - 67000 Strasbourg

Nature de l’emploi: Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée: Confirmé

Rémunération: Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée, Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie: Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible: Oui

Rattachée au directeur adjoint, en charge du pilotage des ressources de l’ENSAS, la personne recrutée sera principalement chargée des missions et activités suivantes :

1. Assiste, conseille et alerte l’équipe de direction
2. Gestion des rendez-vous, des déplacements, des réunions et de certains événements
3. Gestion et archivage des courriers entrants (papiers et dématérialisés)
4. Gestion et archivage des conventions de l'établissement - tous services confondus (formalisation et suivi)
5. Gestion des frais de bouche (mise en place de marchés à l'année universitaire, réception des demandes de frais de bouche pour soumission à la direction, contact avec les prestataires, commandes, livraisons, service fait)
6. Contribue au contrôle interne par la mise à jour des procédures de demandes de frais de bouche et des réceptions de colis
7. Coordonne et met à jour les procédures d'accueil et de départ d'un agent, d'un doctorant et d'un stagiaire
8. Coordonne la mise en place et la gestion de la signature électronique pour les agents concernés (avec le service informatique)
9. Organise les sorties des personnels (été et Noël)
10. Réflexion, organisation et suivi du classement informatique des fichiers
11. Secrétariat courant de l’équipe de direction dont les ordres du jour, la rédaction et le classement des relevés de décisions des réunions avec les responsables de services
12. Traitement des sollicitations internes et externes (téléphoniques, numériques et physiques)
13. Préparation des dossiers : recherche et gestion d’informations, analyse, rédaction, classement et archivage de documents administratifs (ordres du jour, procédures, notes...)
14. Tenue du fichier environnement institutionnel et partenaires externes (collecte des partenariats auprès des personnels administratifs et enseignants)
15. Facilite la coordination, voire pilote, des groupes projets ou de travail (ex : suivi de la mise en oeuvre des décisions prises en instances, mise à jour du règlement intérieur...)
16. Coordonne l’organisation calendaire des instances de l’école, pilote le suivi de leurs décisions, est en charge des conseils d’administration (organisation, préparation des dossiers, suivi des décisions, diffusion / communication / affichage)
17. Organise et communique sur les élections du CNESERAC (Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche artistiques et culturels)
18. Encadre la personne en charge de l’accueil et de l’information
19. Veille auprès de l’ensemble des services pour collecter les informations utiles sur l’environnement de l’ENSAS et les évolutions juridiques qui concernent l’établissement
20. Anime et coordonne la mise à jour des procédures et outils internes gérés au niveau de la direction (ex : règlement intérieur, archivage)

Profil recherché

Compétences techniques:

• Connaissance générale des procédures administratives
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint et outils collaboratifs (Expert)
• Intérêt pour la question des systèmes d’information et de l’organisation des fichiers et données (pratique)
• Pratique de l’anglais et/ou de l’allemand souhaitée (maîtrise)

Savoir-faire:

• Capacité à anticiper
• Capacité à gérer des dossiers sensibles et à fort enjeu
• Savoir coordonner plusieurs services et actions en même temps
• Savoir tenir une position tout en étant diplomate
• Savoir communiquer
• Bonnes capacités rédactionnelles et en orthographe
• Savoir travailler en autonomie et alerter à bon escient

Savoir-être (compétences comportementales):

• Sens des relations humaines
• Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes
• Respect de la confidentialité
• Grand sens de l’organisation
• Sens de l’analyse
• Sens critique
• Sens des responsabilités
• Être rigoureux et fiable
• Faire preuve de réactivité

Compétences attendues

Compétences techniques:

• Connaissance générale des procédures administratives
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint et outils collaboratifs (Expert)
• Intérêt pour la question des systèmes d'information et de l'organisation des fichiers et données (pratique)
• Pratique de l'anglais et/ou de l'allemand souhaitée (maîtrise)

Éléments de candidature

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Personnes à contacter

Qui sommes-nous?

Établissement centenaire et l’une des 21 écoles nationales supérieures d’architecture, l’ENSAS forme des architectes capables d’imaginer et de construire la ville de demain.

Son implantation à Strasbourg, au cœur de l’Europe, lui confère un cadre culturel et architectural unique, propice aux échanges internationaux et à une réflexion transfrontalière sur l’urbanisme et l’architecture.

Associée à l’Université de Strasbourg, l’ENSAS bénéficie d’un environnement universitaire d’excellence, où la formation se nourrit des dynamiques de la recherche et de l’innovation.

Face aux défis contemporains, l’ENSAS se distingue par une approche pluridisciplinaire, de la Licence au Doctorat, intégrant les transformations urbaines, environnementales et sociales.

Son enseignement s’appuie sur les laboratoires de recherche AMUP (UR 7309) et ARCHE (UMR 3400), ainsi que sur une forte implication dans des réseaux internationaux explorant des thématiques clés telles que la ville en transition, la ruralité et la mutation du patrimoine.

L’internationalisation est au cœur de son projet. L’ENSAS propose deux doubles masters franco-allemands et développe plus de 40 accords d’échanges en Europe et au-delà.

Innovante et engagée, elle propose des Masters spécialisés en architecture et archéologie, en urbanisme et aménagement, un parcours en formation continue menant au D.E. d’architecte, et l’HMONP.

Chiffres clés : 780 étudiants, 90 enseignants, 45 personnels administratifs et techniques.

Descriptif du service

Placé sous la responsabilité du directeur adjoint en charge du pilotage des ressources, l'assistant de direction assure l'encadrement hiérarchique de 1 agent de catégorie C - agent d'accueil.

Le service secrétariat et accueil de l'ENSAS a pour missions principales, l'accueil de tous les usagers de l'établissement, l'organisation des instances, la gestion de projet transversaux.

Il fait le lien entre les différents acteurs de l'ENSAS et veille à la bonne diffusion de l'information en interne.

Liaisons hiérarchiques : avec le directeur adjoint en charge du pilotage des ressources

Liaisons fonctionnelles : avec tous les services de l’ENSAS, les agents ATS, les enseignants, avec le ministère de la culture et les partenaires de l'ENSAS

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur handicapé. Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi. Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.

Prises de congé et organisation du temps de travail à organiser de manière anticipée et compatible avec l’activité de l’ENSAS et plus particulièrement de la direction.

Poste ouvert aux agents titulaires de la Fonction publique relevant de la catégorie B corps principal de Secrétaire administratif et groupe RIFSEEP 2 ou par voie de détachement dans ce corps ou aux agents contractuels groupe d'emploi 2 de la circulaire Albanel.

Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2025.

Assistante / Assistant de direction.