Assistant de direction (H/F)

Commune de 24 000 habitants implantée au cœur du Parc naturel régional de la Haute Vallée de Chevreuse, située à 20 km au sud de Paris, accessible en transport en commun (RER B et plusieurs lignes de bus). Rejoindre Gif-sur-Yvette, c’est intégrer une commune en pleine évolution et une équipe de travail dynamique en appui avec le service des ressources humaines qui accompagne les collaborateurs dans leur parcours professionnel.

Ce poste est à pourvoir au sein du Secrétariat Général composé d’une autre assistante rattachée directement aux quatre membres de la Direction Générale des services (le DGS et 3 DGA) et avec laquelle vous serez amené(e) à travailler en binôme.

Votre rôle sera d’assister le Maire et la Directrice de cabinet dans leurs activités quotidiennes et de les accompagner dans leurs relations avec les administrés. Vous serez un réel appui dans les missions suivantes :

1. Accueil physique et téléphonique,
2. Gestion des agendas respectifs,
3. Planification des rendez-vous en fonction des priorités,
4. Recevoir, filtrer, hiérarchiser et transmettre les messages,
5. Conception et mise à jour de tableaux de bord,
6. Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers, courriels, comptes-rendus, notes d’information…
7. Organisation de réunions (en présentiel ou en visioconférence),
8. Ouverture et dispatching du courrier journalier (mission assurée en binôme),
9. Suivi du circuit des visas et des signatures (mission assurée en binôme).

Conditions de travail :

Disponibilité,
Présence pouvant être requise certains samedis matin,
Continuité du service à organiser avec le binôme notamment pendant les périodes de congés.

Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance de l’environnement institutionnel d’une collectivité locale et du fonctionnement d’une mairie,
- Maîtrise des techniques de prise de note rapide,
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),
- Qualités rédactionnelles et une bonne expression orale,
- Respect des délais fixés et des échéances,
- Capacité à travailler en transversalité avec les services municipaux et en équipe avec son binôme.

Savoir être :
- Très bonne présentation,
- Rigueur et sens de l’organisation,
- Discrétion professionnelle, neutralité, respect de la confidentialité,
- Autonomie sur son poste de travail, sens des priorités et prise d’initiatives,
- Sens de l'accueil, capacité d'écoute, et aptitudes relationnelles,
- Réactivité face à l’imprévu.

Une expérience confirmée sur un poste similaire est souhaitée.
Une maîtrise d’outils de communication serait appréciée (réseaux sociaux…)

Poste à temps complet. Recrutement par voie statutaire ou contractuelle.
Cadre d'emploi des adjoints administratifs ou des rédacteurs.

POLITIQUE RESSOURCES HUMAINES ATTRACTIVE :
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13e mois,
- 25 jours de congés annuels + RTT (cycle hebdomadaire 37h45),
- Commune adhérente au Comité Nationale d’Action Sociale (CNAS) : service de billetterie réduit (cinéma, spectacle, sorties culturelles, loisirs ...), Amicale du personnel,
- Participation communale aux frais de centres de loisirs, séjours vacances.