Assistant de direction F/H – Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA)

Assistant de direction F/H – Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA)

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Université de Toulouse Jean Jaurès
  Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès, au Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA)
• Localisation : Université Toulouse 2 Jean Jaurès - Campus MIRAIL

• Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée : Confirmé

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) 1855,89 € bruts/mois

• Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible : Oui

Vous serez amené-e à :

1/ Assurer l’assistanat de la direction du SFCA (RAF et Direction) :

• Saisir, concevoir et mettre en forme des documents (courriers, supports de réunion, tableaux)
• Gérer les appels, l’agenda et les déplacements de la direction
• Planifier et mettre en place les réunions
• Organiser les conseils du SFCA : concevoir les documents de travail et préparer tous les documents de référence, procéder aux convocations, prendre des notes, proposer le compte-rendu de la direction
• Gérer les conventions transversales du service : suivi des signatures, instruction, transmission, archivage
• Instruire les dossiers de réponse aux appels d’offres sur les aspects administratifs

2/ Participer à la gestion des RH du SFCA :

3/ Accompagner, coordonner la transformation numérique du SFCA :

• Proposer des améliorations et des innovations pour améliorer les pratiques de gestion
• Participer au recueil des besoins et au choix des outils numériques sur les aspects fonctionnels
• Coordonner et gérer les outils numériques (déploiement, paramétrage, production …)
• Accompagner les utilisateurs, être le référent (FCA, LEA …)
• Produire des supports fonctionnels et assurer une assistance Gérer les projets numériques

Profil recherché

Savoirs :

• Standards de la formation à distance et des bonnes pratiques en pédagogie numérique
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques de communication

Savoirs faire :

• Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Curiosité, créativité
• Rigueur/Fiabilité/Discrétion
• Sens relationnel
• Travail en équipe

Conditions de diplômes : BAC minimum en secrétariat/assistanat de direction

Expérience souhaitée : 1 an minimum sur des missions similaires

Éléments de candidature

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

Qui sommes-nous?

L’université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est pluridisciplinaire puisqu’elle embrasse également de manière innovante le champ des sciences et des technologies, mais aussi du droit, de l’économie et de la gestion.

Membre fondateur de l’Université de Toulouse, l’UT2J déploie ses activités de formation et de recherche à Toulouse (campus du Mirail et centre-ville) ainsi que dans plusieurs départements en Région Occitanie et à l’international (Malaisie).
L’université accueille tous les ans plus de 30000 étudiant·e·s dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales.

Les ressources humaines de l’université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1200 enseignant·e·s et enseignant·e·s-chercheur·e·s et 870 BIATSS, pour une masse salariale de plus de 146 M€.

Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.

Le campus du Mirail a été reconstruit dans sa quasi-totalité, offrant un environnement de travail optimal.

Descriptif du service

La mission du Service de la Formation Continue et de l’Apprentissage (SFCA) est de coordonner et d’animer pour l’université la mission de formation continue et d’apprentissage déclinée dans toutes ses composantes.

Ce service commun permet, avec l’engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l’une des missions de l’université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l’obtention d’un diplôme ou d’une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l’apprentissage propose une véritable alternative de formation.

Le SFCA accueille plus de 5000 stagiaires et auditeurs par an.

Vous intégrerez une équipe de 32 agents et vous serez rattaché-e hiérarchiquement au Responsable Administratif et Financier et de la Responsable Financière du SFCA.