Assistant de direction (f / h)

Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
La direction de l'ENS-PSL a pour mission de concevoir la politique scientifique et pédagogique de l'École normale supérieure et de la mettre en œuvre. Elle soumet ses propositions au Conseil scientifique dont elle recueille l'avis et au Conseil d'administration qui valide les grandes orientations, ainsi que les choix budgétaires.
L'équipe de direction veille à préserver l'identité de l'École et à garantir son excellence. Elle est particulièrement soucieuse du développement de l'École et de son influence sur le plan national et international. Elle doit coordonner un ensemble de départements, de laboratoires, d'équipes de recherche, comme une collectivité unie et réactive aux transformations de l'administration française et européenne de l'enseignement supérieur et de la recherche. Elle est en outre responsable de l'organisation des ressources communes (RH, budget, patrimoine, logistique, gestion) au service de cette collectivité. Elle met en place des structures de concertation et de décision internes favorisant la discussion et le consensus au sein de l'établissement. L'équipe de direction est composée de six membres : le directeur, les directrices adjointes (Sciences et Lettres et Sciences sociales), la directrice générale des services, le délégué à la stratégie et au développement et la cheffe de cabinet. Le cabinet a un rôle de facilitateur et d'organisation afin d'assurer la coordination et la cohérence du travail de l'équipe de direction. Le poste proposé fait partie du cabinet de la direction qui est composé de trois assistant.e.s de direction placé.e.s sous l'autorité de la cheffe de cabinet.

Missions principales

1. Gestion des agendas : De la directrice générale des services, de la directrice adjointe lettres, de la directrice adjointe sciences, du délégué à la stratégie et de la cheffe de cabinet ;
2. Montage de réunions complexes.
3. Soutien administratif de l'activité du cabinet :
4. Gestion du courrier départ et arrivée de la direction générale des services et des directions adjointes. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
5. Accueil physique et téléphonique et orientation des interlocuteurs internes et externes ;
6. Réceptionner, enregistrer et diffuser les parapheurs au sein de la direction, assurer leurs suivis, maitrise de l'outil interne ‘Esup' pour les parapheurs électroniques ;
7. Saisir, mettre en forme, rédiger des documents divers (notes, courriers, comptes rendus, rapports) ;
8. Organiser des réunions et en assurer le suivi ;
9. Gérer les déplacements (réservation d'hôtels, réservation de billets de train, avion, voiture de location en lien avec le prestataire du marché) de l'équipe de direction à l'exception du directeur ;
10. Classer et archiver des documents ;
11. Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du cabinet dans son ensemble ;
12. Suivi du calendrier annuel de programmation de réunions récurrentes (codir-élargi, commissions, conseils, ...) ;
13. Organisation des séminaires annuels (logistique de l'évènement et gestion des déplacements des personnels).
14. Soutien opérationnel et logistique de l'activité du cabinet :
15. Procéder à la réservation des salles de la Direction (salle DGS, salle à manger, salon de la direction) et assurer le suivi logistique de préparation des salles avec le service de la logistique ;
16. Assurer la gestion logistique (réservation de salles, pause-café, repas, accueil le jour j, lancement de la visioconférence le cas échéant) des réunions, manifestations, conseils, instances en lien avec les services en interne et les prestataires le cas échéant ;
17. Gérer les fournitures et organiser les commandes ;
18. Veiller à la maintenance et au bon entretien des équipements.

Champ des relations
• en externe, les membres de la communauté de l'enseignement supérieur et de la recherche, les partenaires de l'école, les membres de la société civile, les prestataires extérieurs ;
• en interne, les personnels des services administratifs, financiers et logistiques de la direction générale des services, des départements et des laboratoires, enseignants-chercheurs, chercheurs, élèves et étudiants.

COMPETENCES PRINCIPALES
Connaissances :
• Technique d'accueil physique et téléphonique ;
• Technique de communication ;
• Technique d'élaboration de documents et de courriers ;
• Modes de fonctionnement des administrations publiques ;
• Organisation et fonctionnement d'un EPSCP ;
Savoir-faire opérationnels :
• Maîtriser Outlook (gestion des agendas) ;
• Savoir accueillir du public ;
• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel et PowerPoint ;
• Maîtriser les outils de mise en place de réunions en distanciel (Teams notamment) ;
• Maîtriser l'expression écrite et orale française, excellentes capacités de rédaction et de communication ;
• Rédiger des courriers et des documents administratifs ;
• Appliquer des règles d'usage et de procédures administratives ;
• Savoir utiliser les outils de communication (Internet) ;
• Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations ;
• Savoir rendre compte ;
• Savoir travailler seul et en équipe ;
• Capacité à gérer des calendriers contraints et à s'adapter aux urgences ;
• Capacité à rendre compte et à faire remonter les informations ;
• Maitrise correcte de l'anglais international.
Qualités personnelles et relationnelles :
• Organisation et méthode
• Rigueur
• Réactivité
• Fiabilité et sens de la confidentialité
• Diplomatie et sens du service public.
Spécificités du poste :
• Grande disponibilité