Assistant de Direction F/H

Contexte du recrutement et définition de poste

Au cœur de la Métropole de Lyon, la Ville de Lyon (515 000 habitants) est dotée d’un budget consolidé de 798 millions d’euros et d’un effectif de 10 000 agents lui permettant d’offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, Lyon est l’une des villes les plus attractives d’Europe et souhaite désormais s’engager pleinement dans une politique globale de transition écologique.

Rattachée à la Délégation Générale au Développement Urbain, la Direction de la Mobilité Urbaine est composée d’une vingtaine d’agents, a en charge la gestion du stationnement payant sur voirie, la gestion des arrêtés permanents de circulation et de stationnement et l’expertise dans le domaine de la mobilité sur le territoire.

Organisée autour de 2 services opérationnels (stationnement sur voirie et livraisons/mobilités et réglementation) et d’un service ressources, la DMU pilote des projets stratégiques liés au plan de mandat. Le service ressources met en œuvre les moyens nécessaires au bon exercice des missions de la Direction.

Dans ce cadre, la Direction de la Mobilité Urbaine recherche son assistant de direction.

Sous l’autorité de la Responsable du service Ressources, vos missions principales sont :

• Assister le directeur dans la gestion de son agenda, la planification des réunions pour l’ensemble de la Direction et la transmission des informations auprès de différents interlocuteurs.
• Assurer les missions d’antenne de gestion RH, en fournissant des réponses de premier niveau aux agents et en exécutant des opérations RH de proximité (gestion des absences, transmission d’informations aux agents, managers et pôle RH).
• Apporter un appui administratif aux responsables de service et aux chefs de projet, notamment pour l’organisation de réunions et le suivi administratif des arrêtés.

• Planification de réunions
• Suivre les agendas de l’équipe et du Directeur
• Organiser les réunions de la Direction selon les priorités
• Réserver les salles et rédiger les comptes rendus de réunion
• Gestion administrative et organisation
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
• Gérer le courrier et assurer le classement des dossiers
• Assurer le suivi des circuits de validation et signatures dans le respect des procédures
• Gérer les commandes de fournitures de bureaux, informatique et mobilier
• Accueil et relation avec les interlocuteurs
• Répondre aux demandes des agents et partenaires
• Filtrer et orienter les appels et courriers
• Coordonner les échanges entre les différents services
• Assurer le lien avec les services de maintenance des locaux et le correspondant informatique
• Support RH de proximité
• Informer les agents sur les démarches RH et suivre leurs demandes
• Assurer la gestion des absences, formations et éléments variables de paie (transports, heures supplémentaires, domiciliation bancaire)
• Organiser l’arrivée des nouveaux collaborateurs

En l’absence de l’assistante en charge du suivi administratif des arrêtés, vous assurez l’intérim de ses missions. En l’absence de la gestionnaire en charge de la saisie des délibérations, vous assurez l’intérim de ses missions dans l’outil Airsdélib.

• Excellentes compétences en organisation et gestion administrative
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint ou Only Office)
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur
• Progiciels spécialisés (Astre RH, GTA, Chronogestor, Airsdelib …)
• Techniques de classement et archivage
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Bon relationnel et esprit d’équipe
• Réactivité et capacité d’adaptation et d’anticipation

Information(s) complémentaire(s)

38h45 / semaine soit 7h45 par jour

Possibilité de télétravailler à raison de 2 jours / semaine (équipement fourni)

25 jours de congés et 21 jours de RTT

Expérimentation de travail semaine en 4 jours ou 4,5 jours