Assistant de Direction et Support Trafic – Création, Images et Contenus H / F

CHANEL est une entreprise indépendante qui croit en la liberté de la Création, cultive le potentiel humain et s’engage activement pour avoir un impact positif dans le monde. Dans un contexte de forte croissance et de transformation de l’activité, votre contribution est clé dans la réalisation des ambitions business de la Division Horlogerie Joaillerie.

Au sein de la Direction de la Création Images et Contenus, dans un contexte de croissance de l'activité et de transformation de la Division Horlogerie-Joaillerie, rattaché au Directeur de la Création Images et Contenus, vous assurez son assistanat au quotidien. Vous contribuez à la gestion des ressources internes et externes pour la conception et le développement des assets créatifs. Vous prenez également en charge l'organisation des réunions et événements pour la Direction Image.

Vous assurez la prise de rendez-vous et la tenue quotidienne d’agendas complexes et mouvants et garantissez la gestion et le filtrage des appels, courriers et mails en français et en anglais. Vous coordonnez les transmissions et signatures de documents variés.

Vous prenez en charge les tâches administratives (notes de frais, factures, etc.) et apportez votre soutien au Directeur dans la réalisation de présentations et comptes-rendus ad hoc.

Vous organisez les déplacements, réunions, séminaires et événements d’équipe.

Vous vous chargez de l’accueil des visiteurs par une approche qualitative et personnalisée.

Vous effectuez les commandes de fournitures et consommables pour le département et garantissez le classement et l’archivage des dossiers.

Vous suivez l’accueil des nouveaux collaborateurs (commande de badges, matériel informatique et création de compte, etc.).

Vous apportez un support aux différents membres de l’équipe lorsque nécessaire.

Vous organisez des réunions et des instances au sein de la Direction Image.

Gestion de Trafic Créatif

Vous gérez l’affectation et la planification des ressources internes et externes en fonction des différents besoins, en évaluant pour chaque projet le temps nécessaire aux créatifs pour remplir leur mission.

Vous participez à la recherche de ressources externes lorsque nécessaire sur différentes plateformes et auprès d’agents ou d’agences.

Vous pilotez la charge et la capacité de travail de ces mêmes ressources et êtes garant(e) du respect des délais des projets, en arbitrant selon les contraintes et les priorités.

Vous contribuez à la négociation et au suivi des dépenses externes (freelance) en fonction des différentes problématiques créatives et également à la construction du plan d’occupation des équipes afin de mettre en place les capacités nécessaires au développement des assets créatifs (digital, copy).

Vous mettez en place et alimentez différents KPI’s pour permettre un reporting d’activité régulier (macro et micro) auprès du directeur des opérations et des directeurs de création.

Vous faites le lien avec le juridique pour l’établissement des contrats.

Qualifications requises :

1. Une première expérience significative en assistanat de direction et en gestion de projet ou management créatif.
2. Votre connaissance des métiers de l’image.
3. Votre sens de l’organisation, votre réactivité et vos capacités de prise d’initiatives.
4. Votre adaptabilité, votre aisance relationnelle, votre diplomatie, votre sens du service, votre discrétion, votre résistance au stress et un grand sens de la confidentialité.
5. Une grande flexibilité pour répondre aux besoins d'un environnement international et complexe.
6. Votre maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, du Pack Office et des outils digitaux.