Assistant de Chaires

L'Université Paris Dauphine-PSL est une université sélective et néanmoins soucieuse de la diversité des profils de ses étudiants, un grand établissement qui délivre un enseignement et une recherche de premier plan et qui forme des professionnels de haut niveau, des chercheurs reconnus et des citoyens responsables. Spécialisée dans les Sciences des organisations et de la décision, elle privilégie l’innovation et l’exigence pédagogique ainsi qu’une formation adossée à la recherche exercée au sein de ses 6 laboratoires. Ouverte à l'international, hybride, pluridisciplinaire, elle bénéficie de liens forts avec le milieu socio-économique et d'un fort taux d'insertion professionnelle.

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

A propos du campus de la Porte Dauphine : Situé au cœur de Paris, le campus de la porte Dauphine est facilement accessible en transport en commun (RER C, ligne 2) et situé à proximité des Champs-Élysées et du bois de Boulogne.

Vos missions au sein de l'Université Paris Dauphine – PSL

L'assistant de chaires travaille au développement des activités et à la gestion opérationnelle des deux chaires : « Fintech » et « Entreprises familiales ». Ce nombre de chaires pourrait être complété d'une chaire supplémentaire. De même, les chaires peuvent être amenées à évoluer.

Au moment du recrutement, l'activité est répartie pour 2 / 3 à destination de « Fintech » et 1 / 3 à destination de « Entreprises familiales ». Lors des évènements, dans la mesure du possible, l'assistant de chaires se rendra disponible le jour de l'évènement. En cas de dépassement des amplitudes horaires classiques, une récupération sera possible.

Il est en lien avec les représentants des entreprises mécènes des Chaires, avec les équipes des centres de recherche (DRM Dauphine Recherche en management et LEDa Laboratoire d'Economie de Dauphine) dont dépendent les activités de la chaire et avec la Fondation Paris-Dauphine qui garantit la bonne gestion des fonds.

Dotée d'un excellent relationnel pour les contacts avec des interlocuteurs variés, l'assistant de chaire est capable d'évoluer dans des environnements complexes, de mobiliser les partenaires sur les événements organisés par les chaires et d'être à la fois créatif, autonome et rigoureux.

Il sait rédiger des notes, des comptes rendus et des articles avec aisance et rapidité et assumer en autonomie la gestion des projets qui lui sont confiés et leur communication.

Il s'agit d'un poste opérationnel, à dominante administrative, qui requiert une forte rigueur dans le suivi quotidien des activités des chaires et une coordination étroite avec les procédures internes de l'Université et de la Fondation.

L'activité de l'assistant sera coordonnée par les responsables scientifiques des chaires. L'assistant mettra en œuvre les actions / activités définies par les responsables scientifiques des chaires.

Domaines d'activité :

1. Gestion administrative et financière des chaires
   • Gestion des actes quotidiens : états de frais, missions, dépenses en lien avec la fondation Paris-Dauphine
   • Suivi budgétaire des budgets des chaires et des budgets dédiés aux évènements
   • Suivi des relations avec le CASD (données)
2. Evénementiel et communication
   • Concevoir et organiser les manifestations des chaires (colloques, conférences, formations...), de la planification à la mise en œuvre.
   • Assurer la diffusion de l'information avant et après les événements, en mobilisant les canaux de communication adaptés.
   • Développer la communication autour des activités des chaires pour renforcer leur visibilité et leur rayonnement.
   • Collaborer avec les services de communication pour la conception et la production de supports variés (rapports annuels, invitations, plaquettes, affiches, vidéos, newsletters...), à destination des partenaires, du public et des instances de l'Université et de la Fondation.
   • Animer et actualiser les sites internet et les réseaux sociaux des chaires.
   • Gérer l'ensemble des aspects logistiques des événements (réservations de salles, coordination avec les intervenants, suivi des inscriptions, préparation des supports, liens avec le traiteur des devis à la mise en place de la prestation et enfin au service fait, organisation des missions des invités), en lien avec les services concernés.
3. Suivi et animation des projets suivis
   • Organisation de réunions et événements internes aux équipes des chaires (chercheurs, entreprise partenaires)
   • Gestion et coordination des campagnes de « Call for papers »
   • Rédaction de comptes rendus des réunions de travail et des comités de pilotage
   • Pour la chaire « Fintech », Collaborer avec des associations pour la mise en place de partenariats et l'organisation d'évènements

(a) La direction du soutien à la recherche comprend un pôle « communication » qui pourra aider l'assistant recruté en fonction des compétences de celle-ci ; des formations seront possibles pour le développement de certains compétences nécessaires.

Rattachement hiérarchique :

Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique de la directrice du soutien à la recherche (DSR) à l'université Paris-Dauphine et sous la responsabilité fonctionnelle des responsables scientifiques de la Chaire « FinTech » et de la chaire « entreprises familiales ».

Les responsables scientifiques des chaires se coordonneront avec l'assistant de mission et la directrice du soutien à la recherche, si nécessaire, afin notamment de programmer les conférences et grands évènements pour permettre à l'assistant d'organiser au mieux son activité.

Savoir faire :

• Connaissance de l'organisation d'une université est un plus
• Connaissance des technologies de communication multimédia
• Intérêt pour les sciences de la décision et des organisations
• Expérience en gestion de projets et en organisation d'évènements
• Gestion budgétaire
• Anglais lu, parlé, écrit

Savoir être :

• Bon relationnel et sens de la diplomatie
• Capacité à savoir s'affirmer dans un contexte exigeant
• Réactivité, autonomie et disponibilité
• Capacités relationnelles et rédactionnelles
• Capacités à travailler en transversal avec différents interlocuteurs
• Rigueur, sens de l'organisation et des priorités
• Goût pour le travail en équipe

Diplôme requis ou équivalent :

Bac+3 à Bac+4 : gestion administrative ou communication (dominante organisation d'évènements)

Informations RH :

• Type de contrat : Contractuel sous CDD de 24 mois (poste non pérenne soumis à un financement)
• Catégorie / Corps : Catégorie A équivalent ASI - RIFSEEP : Groupe 1
• Rémunération brute : INM 483 soit 2450€ brut / mois + prime de fin d'année
• Temps plein : 35h hebdo du lundi au vendredi ; 45 jours de congés payés annuels ;
• Télétravail : possible à raison de 1 jour par semaine (les six premiers mois) puis 1 ou 2 jours maximum pour un temps plein après six mois d'ancienneté, si les missions le permettent et après accord du Manager – les jours de télétravail peuvent être flottants donc posés sur des jours variables selon les semaines, mais la pose de ce jour de télétravail devra tenir compte de l'activité des chaires et notamment de l'organisation des évènements
• Localisation du poste : Paris 75016 – Site : Campus de la porte Dauphine ;
• Date de prise de poste souhaitée : dès que possible

Pourquoi nous rejoindre ?

En rejoignant nos équipes, vous deviendrez acteur du changement et évoluerez ainsi dans un établissement public reconnu, engagé pour la qualité de vie au travail, et où vos compétences pourront être valorisées et développées.

Des Avantages sociaux tels que :

• Crèche
• Offres de restauration
• Billetterie Loisirs
• Salles de sport
• Participation forfaitaire Mutuelle
• Transport et mobilité durable

Un Accompagnement personnalisé :

• Accompagnement à la prise de poste
• Formations via notre Ecole interne
• Préparation concours
• Développement des compétences et de la carrière
• LinkedIn Learning

Non-discrimination, ouverture et transparence. Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s'engage à soutenir et promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.