ASSISTANT D’AGENCE / ASSISTANT DE DIRECTION ET DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F – LYON VENISSIEUX (69)

BERIM, Société d’ingénierie pluridisciplinaire indépendante (330 personnes) intervient dans la construction, l’aménagement, l’énergie et l’environnement en tant que maître d’œuvre de conception et de réalisation.

Recherche 1 Assistante de direction et de gestion administrative – Vénissieux (69)

Sous la responsabilité du Directeur de l’Agence, vous assurez le secrétariat d’agence ainsi que le secrétariat commercial. Ponctuellement, vous serez amené(e) à collaborer avec d’autres agences du groupe.

A ce titre, vous êtes polyvalent(e) et autonome. Vous serez la personne pivot de l’Agence composée de directeurs de projet, chefs de projet, conducteurs de travaux et techniciens-projeteurs.

Les Missions

Assurer l’assistanat classique :

1. Gestion de l’agenda du Directeur d’agence de Vénissieux, accueil téléphonique, prise de rendez-vous et montage de réunions, traitement du courrier entrant, diffusion et enregistrement, gestion de la messagerie électronique.
2. Suivi administratif du personnel du Service.
3. Animation du secrétariat du service, visualisation de la charge, arbitrage et appel au soutien interne si nécessaire.
4. Gérance des procédures internes liées à la traçabilité de notre production (enregistrement des courriers, classement, archivage).

Assurer le secrétariat commercial :

1. Montage des dossiers de candidatures et offres dématérialisées, en position de mandataire et/ou de co-traitant.
2. Coordination avec nos partenaires (architectes, entreprises générales) pour le montage d’équipe.
3. Veille des appels d’offres en cours.
4. Participation aux réunions commerciales de la direction et à la veille commerciale.
5. Suivi des documents commerciaux de la direction (CV, références) en lien avec le process qualité du groupe.

Assurer la Gestion Financière :

Rôle clé dans la gestion quotidienne de la facturation, vous serez garant(e) du suivi de la facturation du service. Ce poste exige une grande attention aux détails, une forte capacité d’analyse et d’excellentes compétences organisationnelles :

1. Préparation de la facturation de nos missions (usage d’un progiciel interne), vérification de l’effectivité de notre production, des conditions de facturation, participation à la préparation du budget d’affaires du service.
2. Gestion administrative et financière du centre, ainsi que de la sous-traitance, de l’intérim et relais auprès des services généraux.

Ce poste nécessite obligatoirement une expérience professionnelle avérée dans notre environnement professionnel (Bureaux d’études, Entreprises, Cabinets d’Architecte…). Connaissance des différentes phases d’études en maîtrise d’œuvre et de leur contenu, connaissances des éléments contractuels qui en découlent.

Qualités humaines attendues : dynamique, sens de l’anticipation, faculté à gérer les relations humaines et le stress. Organisé(e) et méthodique, sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Doit avoir le goût des chiffres.

Compétences Métier :

1. Maîtrise du PACK OFFICE, OUTLOOK, TEAMS.
2. Communication orale et écrite fluide, orthographe maîtrisée.
3. Notion des grands principes de la commande publique, de la réglementation des marchés publics, les CCAG.

Idéalement 5 à 10 ans d’expérience professionnelle dans notre environnement professionnel en MOE ou AMO.