Assistant commercial et administratif - F / H

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Assistant Vice-Président • Wattrelos

Dernière mise à jour: il y a 2 jours

Présentation du Gapas

Le Gapas propose diverses formes d’accompagnement pour des personnes en situation de handicap, enfants et adultes, à travers la gestion de 40 établissements et services sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France et L’Ile-de-France. Sa raison d’être est de développer des solutions pour que les personnes en situation de handicap soient pleinement épanouies dans une société juste, inclusive, reconnaissante et équitable, au même titre que tout citoyen. Le Gapas agit en faveur de l’autodétermination des personnes en situation de handicap et d’une réponse accompagnée pour tous.

Présentation de l'établissement

La GERLOTTE est une Maison d’Accueil Spécialisée qui accompagne 51 personnes en situation de handicaps multiples sous différentes modalités (accueil permanent, de jour, temporaire ou à domicile).

Mission

L’assistant(e) de direction a pour mission principale d’assister l’équipe de direction particulièrement dans la gestion administrative de l’établissement. Il favorise la communication effective dans l’établissement, avec les services support de la direction générale et à l’extérieur (relation avec les partenaires et les familles).

Responsabilités :

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement sur les heures d’ouverture du secrétariat.
2. Gestion du courrier (entrée/sortie) et diffusion aux destinataires.
3. Organisation et gestion du classement des documents sur le réseau (comptes rendus, notes, affichages, numérisation des courriers nécessaires, archivage fournisseurs).
4. Gestion de l’actualisation de l’affiche obligatoire dans l’établissement (notes, instances du personnel, informations obligatoires).
5. Commande des fournitures de bureau selon les budgets impartis.
6. Tenue des dossiers des usagers : sur dossier informatique et sur IMAGO.
7. Rédaction et diffusion des courriers officiels (attestation, courrier de direction, note d’information).
8. Gestion du suivi administratif des prestataires (convention, contrats).
9. Rédaction et gestion de l’actualisation des documents officiels (contrat de séjour, règlement de fonctionnement) en lien avec l’équipe de direction.
10. Gestion de sa mission en articulation avec le directeur et l’assistante de service social.
11. Suivi de la planification des séjours d’accueil temporaire en relation avec l’équipe de direction.

Gestion des ressources humaines :

1. Rédaction et diffusion des offres d’emploi de l’établissement auprès des partenaires.
2. Réalisation des contrats de travail, DUE, codes d’accès aux logiciels internes.
3. Enregistrement des embauches dans les registres et sites.
4. Gestion du classement, de l’actualisation et de la complétude des dossiers du personnel sur le réseau.
5. Tenue des registres salariés.

Relation avec les plannings :

1. Gestion des arrêts de travail des professionnels.
2. Accompagnement des professionnels dans l’appropriation de primobox.
3. Gestion des fins de contrat.

Facturation :

1. Actualisation des prises en charges MDPH et CPAM.
2. Édition et envoi des factures aux personnes accompagnées, familles et représentants légaux.
3. Suivi des règlements et relances si nécessaire en lien avec la comptable.

Comptabilité :

1. Gestion d’une caisse pour les dépenses exceptionnelles.
2. Suivi et commande des cartes bancaires professionnelles en lien avec la comptable.

Démarche Qualité et Gestion des risques :

1. Supervision de la gestion électronique des documents de l’établissement.
2. Gestion de la mutuelle professionnelle.
3. Relation avec le Pôle santé travail.

Profil

L’assistant(e) de direction saura mettre en œuvre les compétences suivantes :

1. Qualité d’écoute et d’accueil des publics.
2. Capacité à travailler en coordination avec l’ensemble des professionnels.
3. Rigueur et organisation méthodique.
4. Travail en autonomie et prise d’initiative.
5. Communication efficace auprès des interlocuteurs internes et externes.
6. Connaissance de la législation en vigueur (code du travail, accord d’entreprise, convention collective) et de l’organisation de l’établissement.

Titulaire d’un diplôme de niveau III (bac+2), vous aimez le travail en équipe et avez un intérêt pour le management coopératif.