Assistant commercial appels doffres HF

Description de poste

Assurer la création et la saisie des immeubles via logiciel métier dès réception des documents et éléments transmis par le Gestionnaire locatif. La création d'immeubles doit être validée par le Gestionnaire.

Traitement locataires :

1. Assurer la saisie du bail selon la fiche interne transmise par le Gestionnaire et les éléments mentionnés dans le bail. Finalisation de la saisie après validation du Gestionnaire.
2. Assurer en lien avec le gestionnaire la bonne application des révisions des loyers et leurs quittancements.
3. Effectuer toutes les missions et opérations comptables relatives aux sorties locataires.
4. Suivre et assurer les contrôles budgets avant quittancement.
5. Assurer et suivre les encaissements : chèques, virements (banque SDPM et banque propriétaire) et lettrage.
6. Effectuer le quittancement, refacturation assurance, Taxes foncières, Taxes d'Ordures Ménagères et toutes factures privatives. Mise sous pli et dépôt sur les plateformes.
7. Assurer et suivre la régularisation de charges locatives (Gestion technique / Gestion isolée / Gérance pure) : modification des écritures et établissement des décomptes de charges.

Traitement Propriétaires :

1. Etablir les appels de fonds propriétaires (Lots vacants / appel travaux / trésorerie).
2. Effectuer les reversements des loyers aux propriétaires, mise à jour des tableaux et extraction des données propriétaires des clients (reporting exigé par le client).
3. Assurer la reddition des charges propriétaires sur lots vacants / travaux et charges non récupérables.
4. Saisir la facturation des honoraires de gestion.

Comptabilité fournisseurs et comptabilité générale :

1. Effectuer la création fournisseurs, comptabilisation et règlements des factures fluides, charges et travaux.
2. Assurer le contrôle trésorerie du propriétaire et traitement échéancier de règlement Fournisseurs (+envoi des avis de virements / lettrage).
3. Appliquer les règles comptables, écritures inventaires : 408 FNP, 486 CCA, 487 PCA.
4. Mettre sous pli si besoin et archivage.

Contrôler la trésorerie et la balance du propriétaire :

1. Contrôler régulièrement la trésorerie du propriétaire.
2. Assurer et suivre les rapprochements bancaires mensuellement.

Création nouveaux mandats / Clôture mandats perdus :

1. Etablir les demandes d'ouverture comptes bancaires.
2. Saisir fiche client sous logiciel métier.
3. Créer et assurer la reprise comptable du nouveau mandat.
4. Clôturer les comptes des mandats perdus.

Interface :

Être le garant et l'interlocuteur privilégié du gestionnaire et des experts comptables. Répondre aux sollicitations clients par l'intermédiaire du gestionnaire et si besoin en direct. Toutes les interactions clients doivent être reportées et signalées au gestionnaire.