Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description

L'ADPEP 36 recrute pour son pôle Travail et Insertion professionnelle et son Pôle Accompagnement social, Secteur Sud (Issoudun/La Châtre) 1 Assistante de Direction (H/F) Convention Collective du 15 mars 1966.

Au sein du secteur adulte du pôle Travail et insertion professionnelle et du pôle Accompagnement social et sous l'autorité de la directrice du secteur adulte, vous aurez pour missions de :

1. Assurer la réception, l'orientation et la première information du public,
2. Traiter l'information : communiquer aux différents interlocuteurs les informations validées par la direction, gérer l'affichage sur les différents panneaux, réceptionner, enregistrer, traiter et diffuser le courrier entrant, et préparer le départ du courrier,
3. Assurer les tâches de secrétariat courantes : assurer la rédaction et mise en forme de documents (courriers, comptes-rendus etc.), trier, classer et archiver les documents et informations,
4. Gérer le stock de fournitures administratives et les besoins du service,
5. Assurer la gestion des dossiers des usagers : Gérer le dossier unique de l'usager et s'assurer de la présence de toutes les pièces administratives, Gérer le suivi des absences et des congés, Etablir les préparations de salaires des ouvriers de l'ESAT, Transmettre les états de présence en fin de mois pour le calcul des frais d'hébergement, Suivi du renouvellement des orientations MDPH, Transmettre les arrêts maladie des usagers au siège,
6. Assurer le suivi de la médecine du travail pour les travailleurs de l'ESAT : prise de rdv, tenir à jour le registre des visites médicales, transmettre les fiches d'aptitudes,
7. Assurer le suivi des accidents du travail : tenir à jour le registre des accidents du travail et accidents bénins. Rédiger et transmettre au siège la déclaration d'accident du travail après validation par un cadre de direction,
8. Assurer des tâches liées à la fonction achat : établir des bons de commande après validation d'un cadre, compléter le logiciel de commande repas. Suivre les bons de livraison, et réaliser des rapprochements de factures (bons de commande et bons de livraison),
9. Gestion de caisses,
10. Gestion commerciale : Utilisation d'un logiciel pour la réalisation des devis et la facturation,
11. Soutien à la planification RH via le logiciel: saisie de planning des salariés, suivi des heures etc,
12. Rendre compte à votre hiérarchie.

Profil

- Diplôme niveau BAC+2/3 en Assistante de Direction ou expérience significative sur un poste similaire,

- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques,

- Qualités rédactionnelles, autonomie, rigueur et sens de l'organisation et des priorités.

Conditions et avantages

- Annualisation du temps de travail,

- Rémunération selon CCN 66,

- Accord d'entreprise collectif : congés enfants malades, QVT, Egalité professionnelle H/F.

Vous souhaitez participer activement à la construction d'une société plus inclusive, plus éclairée et plus solidaire à la fois, donner du sens à votre activité professionnelle et enrichir vos compétences, venez nous rejoindre !

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 1 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie

Formations

• Bac+2 ou équivalents