ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

La Direction du Numérique et des Systèmes d’Information a en charge le maintien en condition opérationnelle et le développement du système d'information, et compte environ :

• 75 agent·es (et >90 prestataires),
• 300 applications « métier » (dont 200 avec bases de données Oracle, SQL Server, MySQL et PostGreSQL),
• 8800 postes de travail informatiques répartis sur 420 sites,
• 1050 serveurs (environnements physiques/virtuels : Unix, Windows, VMWare, Citrix).

Activités principales:

• Assister les chef·fes de service dans la gestion des dossiers :
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique le cas échéant des interlocuteurs des services.
  • Préparer et suivre administrativement tous types de dossiers (administratifs, techniques, juridiques…).
  • Assurer la communication des informations au sein des services : prioriser les informations et les transmettre aux agent·es des services.
  • Rédiger et/ou mettre en forme les courriers, notes, et divers documents élaborés par les chef·fes de service.
  • Suivre les réunions et préparer les comptes rendus.
  • Enregistrer les courriers et notes de la direction dans le logiciel ELISE et en assurer le suivi.
  • Enregistrer et suivre les délibérations dans le logiciel Air’s délib de la direction et des services : suivi du calendrier des séances, vérifications des validations par les chef·fes de service, modifications le cas échéant, constitution des dossiers pour la direction.
  • Assurer la fonction de Responsable Informatique auprès des Utilisateurs (RIU) pour les agent·es des services IUSI et SIM.
  • Concevoir, élaborer et suivre des tableaux de bord d’activité des services (courrier, délibérations…).
  • Rechercher et diffuser les articles juridiques ou de presse nécessaires aux collaborateur·trices.
  • Créer un plan de classement afin d’optimiser la réalisation du classement des documents et du courrier.
  • Assurer le classement et l’archivage.
• Assister les cadres et agent·es des services en terme d’organisation professionnelle :
  • Tenir l’agenda des chef·fes de service à jour et organiser les réunions en priorisant les rendez-vous en fonction des échéances et des priorités (réservation de salle et matériels, invitations, préparation des documents nécessaires).
  • Assurer le circuit de validation des ordres de mission des agent·es des services et la transmission aux agent·es.
• Gérer les réservations de salles et de matériel pour les réunions :
  • Réserver les salles de réunion.
  • Gérer les réservations de vidéoprojecteurs et de matériels d’audioconférence.

Activités secondaires:

• Assurer l’intérim de la secrétaire de la direction, en cas d’absence : mettre à jour les outils de temps de travail, assurer la gestion et les commandes des stocks de matériel bureautique, de consommables informatiques.
• Participer au groupe de travail des assistant·es de direction (collectivité, délégation…).
• Contribuer à l’organisation des évènements organisés par la DNSI.
• Mettre en place les badges pour les sous-traitants.
• Participer à l’accueil des stagiaires de la direction.

Sous la responsabilité de la-du chef·fe de service Ressources, vous assurez le secrétariat et l'accueil physique et téléphonique pour les services « infrastructures et usages du SI » et « SI Métiers ».
Vous assistez les chef·fes de service en termes d’organisation, de communication et de gestion administrative.

Qualifications requises:

• De formation Bac à bac+2 assistanat de direction ou équivalent.
• Expérience en assistanat de direction requérant une expertise des techniques de secrétariat et une maîtrise des logiciels de bureautique.
• Maîtrise :
  • de la fonction publique territoriale et des différents interlocuteur·trices de l’Eurométropole.
  • des techniques de secrétariat.
  • des outils informatiques (Pack Office) et logiciels métiers.
• Qualités rédactionnelles.
• Capacité :
  • à travailler en équipe.
  • à s’adapter à différent·es interlocuteur·trices, et à les renseigner.
  • à gérer les situations d'urgence et/ou délicates.
  • à prendre des initiatives.
  • à organiser les agendas et prioriser les rendez-vous en fonction des contraintes.
  • à s’adapter aux méthodes de travail des différents collaborateurs.
• Autonomie.
• Organisation, méthode, rigueur.
• Discrétion et confidentialité.

Conditions de travail :

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).