Assistant / Assistante de département – CDI – Palaiseau (91) H/F

Assistant / Assistante de département – CDI – Palaiseau (91) H/F

Description du poste

Nous cherchons un(e) assistant / assistante de département pour le CEA/DRT/List (Direction de la Recherche Technologique). Ce poste de non-cadre en CDI est basé sur le site CEA de Nano-INNOV, Essonne (Palaiseau - 91). Ce poste est à pourvoir dès que possible.

Au sein du département des systèmes et circuits numériques intégrés (DSCIN) du CEA-List, vous interviendrez en tant qu’assistant(e) pour la direction et les équipes de 2 laboratoires (environ 60 personnes sur le périmètre).

Vos principales missions seront de:

1. Gérer l’agenda du chef de département (organisation des réunions, revue hebdomadaire de son agenda) et d’autres personnes de la direction.
2. Aider les équipes dans leur quotidien:
1. Participer à l'élaboration des déplacements et des missions (réservation des transports, hôtels, saisie dans les outils internes, etc.)
2. Gérer les demandes d’achats et le suivi des commandes, fournitures bureau…
3. Informer et assister le personnel sur les procédures administratives: les processus, les bons interlocuteurs, etc.
4. Organiser des réunions et des évènements (gérer les demandes d’accès sur le site, journée des thèses, séminaires, etc.)
3. Participer à la communication interne: rapport activité hebdomadaire (recueillir et remonter les faits marquants, etc.)
4. Accueillir les fournisseurs, envoyer - réceptionner les colis, etc.
5. Mettre à jour, suivre et classer des dossiers: gestion des archives (documents papiers, pièce archive, etc.)
6. Vous serez en lien avec les services maintenance et sécurité du site pour faire remonter des dysfonctionnements.
7. Vous assurerez également les fonctions de correspondant(e) formation et serez en charge de la préparation et du suivi de plan de formation du département.
8. Vous serez amené(e) à interagir régulièrement avec les deux autres assistantes du DSCIN (ayant chacune leur propre périmètre à Saclay et à Grenoble) et vous pourrez vous entre-aider, par exemple durant les congés de chacun.

Profil du candidat

Vous êtes intéressé(e) par les technologies du numérique et les enjeux sociétaux qui en découlent (Réalité virtuelle, Intelligence Artificielle, Metaverse pour l'Industrie...). Vous avez une formation BTS assistante de manager ou assistante de gestion PME/PMI. Vous possédez une première expérience de secrétaire assistante pour une équipe. Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance des procédures achats et ventes est un plus.

Vous êtes rigoureux(se), autonome, organisé(e), discret(e), bon relationnel et ouvert(e) d’esprit. Vous savez prendre des initiatives et aimez travailler en équipe. Vous avez un bon niveau de français. Le petit plus: vous avez idéalement un bon niveau d’anglais.

Ce poste est polyvalent et englobe des missions qui ne sont ni routinières ni isolées, dans une ambiance de travail bienveillante au sein d'une équipe d'ingénieurs-chercheurs, doctorants, stagiaires, etc. Ce poste est vu dans le département comme un point central du fonctionnement.

Les à-côtés de votre mission principale peuvent nous intéresser :

• Un écosystème de recherche à la pointe, unique en son genre et dédié à des thématiques à fort enjeu sociétal, qui donne du sens à votre mission.
• Des formations pour renforcer vos compétences, en acquérir de nouvelles et booster votre mission.
• Un équilibre vie privée / vie professionnelle reconnu par nos collaborateurs.
• La possibilité de télétravailler pour équilibrer les temps de transport et contribuer à votre qualité de vie.
• Un CE riche en avantages et en activités sociales, culturelles et sportives.

Cela vous tente ? Postulez, ce poste est fait pour vous !

Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l'intégration des personnes en situation de handicap, cet emploi est ouvert à toutes et à tous.

Localisation du poste

26 Rue de la Piquetterie, 91680 Bruyères-le-Châtel

Description de la Direction

Au sein du CEA, l'Institut LIST dédie ses activités aux systèmes numériques intelligents avec des programmes de R&D dans le manufacturing avancé, les systèmes embarqués, et l'intelligence ambiante. Nous accompagnons nos partenaires dans les domaines des transports, de l'industrie, de l'énergie, de la santé, de la sécurité et de la défense, pour transférer les technologies issues de l'innovation et pour améliorer leur compétitivité.