Assistant ADV H/F

• Vous rejoignez une entreprise dynamique bien implantée sur son secteur
• Environnement PME, vous êtes le point d’entrée pour tous les acteurs : clients, fournisseurs, transporteurs...
• Proche collaborateur du dirigeant, vous avez un rôle de chef d’orchestre et êtes en lien avec tous les collaborateurs (bureau & entrepôt)
• Vous avez en charge le traitement et l’organisation des opérations de vente

Accueil

• Accueil téléphonique, transmission des appels...
• Accueil physique des clients et fournisseurs
• Traitement des nouveaux prospects, vous êtes leur premier contact
• Enregistrement, traitement, encaissement et facturation des ventes sur places : environ 5 par semaine
• Enregistrement et saisie des achats Rungis : 3 enregistrements par jour maximum

Supervision et saisie des commandes

• Réception et saisie des commandes pour les clients habituels
• Vérification des encours clients
• Suivi des demandes particulières (livraison, conditions de facturation...)

Suivi des livraisons

• Suivi des aléas en livraison
• Suivi des demandes de reprises
• Intermédiaire entre les clients et les chauffeurs
• Retours des chauffeurs, anomalies constatées pendant ou après la livraison
• Management et pilotage des chauffeurs sur la route en fonction des instructions clients, utilisation du logiciel de tournées MTS

Suivi des retours de livraison

• Traitement des Bons de livraisons, corrections et archivage
• Traitement des anomalies constatées : produits manquants, endommagés...
• Enregistrement des lavages camions

Création fiche client

• Suivi de la création des clients dans l’ERP
• Vérification des éléments requis : Kbis etc...
• Étude préalable assurance-crédit, vérification de la solvabilité...
• Établissement du mandat de prélèvement

Règlements clients

• Encaissements à distance suite aux ventes à distance
• Enregistrement des règlements dans l’ERP
• Établissement des remises chèques pour la banque
• Gestion de la caisse, suivi et rédaction du brouillard de caisse

Qualité

• Enregistrement des anomalies qualité constatées et/ou remontées par les clients.
• Tentatives de premières résolutions
• Premier contact avec les fournisseurs pour comprendre le litige et trouver des solutions à apporter au client
• Résolution en interne, si le problème est interne

Secrétariat général

• Fonctions administratives générales de l’entreprise
• Rédaction ponctuelle de courriers
• Assistance auprès du Dirigeant
• Traitement des contraventions réceptionnées relatives des chauffeurs
• Gestion des plannings
• Enregistrement des absences des collaborateurs, des repos...
• Établissement des éléments de paie (20 collaborateurs)
• Récolte des éléments variables pour transmission à la Direction pour établissement des primes

Activités de Fin de mois

• Facturation client : les 15 et le 30 de chaque mois
• Vérification des spécificités contractuelles clients
• Vérification des BL’s à facturer
• Lancement de la facturation client
• Envoi des factures aux clients
• Relances préliminaires sur les encours échus

Missions ponctuelles en fonction des absences des collaborateurs

Gestion & supervision des flux transports en amont et en aval :

• Traitement des flux transporteurs
• Suivi des livraisons nationales sur le site du transporteur STEF.COM
• Saisie des commandes nationales et création des bordereaux de transport chez le transporteur
• Génération des étiquettes Chrono post si nécessaire
• Suivi des tracking colis des expéditions Chrono post

Gestion & supervision des flux GMS :

• Création des bordereaux de production pour les clients distributeurs
• Création des bordereaux de transport GMS
• Bac+2 validé à minima
• 5 ans d’expérience réussie sur des missions similaires en assistanat commercial, administration des ventes, assistanat logistique
• Bon niveau d’orthographe général
• Agilité informatique
• Connaissance des outils Suite office, CRM
• Notions d’anglais appréciées

Savoir-être

• Excellent sens du relationnel, diplomate, conciliant
• Capacité à s’adapter à tous types d’interlocuteurs
• Sens commercial reconnu
• Gestion du stress
• Capacité à gérer des réclamations clients
• Méthodique, structuré
• Polyvalence, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément : facturation, relation clients...
• Capacité à travailler en équipe
• Envie de s’investir et de participer à l’amélioration des process en collaboration avec le Dirigeant