Assistant administration des ventes / Assistante administration des ventes

Acteur majeur du secteur de la prestation de services intellectuels dans le domaine de la prévention incendie et de la prévention situationnelle (sûreté), notre client basé à Paris 20e, et ses filiales ont à cœur de :

1. Conquérir de nouveaux marchés,
2. Mailler le territoire,
3. Développer de nouveaux métiers et de nouveaux produits,
4. Améliorer la qualité notamment, en obtenant de nouvelles certifications,
5. En permanence, améliorer son système d’information interne,
6. Maintenir une haute qualité de gestion des ressources humaines,
7. Favoriser l’innovation,
8. Accompagner les transitions à l’œuvre dans la filière et notamment environnementales.

Objectifs :

Poste aux missions très larges, allant au-delà des missions d’assistanat traditionnel, l’Assistant / Assistante ADV a pour objectif d’assister les services techniques de l’entreprise afin de faciliter la transmission des propositions commerciales aux clients, tout en répondant aux exigences administratives de ces derniers.

Missions : (Liste non-exhaustive)

Assistanat général (ponctuel) :

1. Accueillir les visiteurs (physique et téléphonique),
2. Réserver les trains, avions, hôtels et restaurants pour les collaborateurs et la Direction,
3. Archiver les documents du service,
4. Gérer le courrier pour des envois postaux ou par coursier.

Assistanat commercial :

1. Gérer administrativement les appels d’offres et autres concours de maîtrise d’œuvre (relecture, enregistrement dans Gestactiv et envoi au client),
2. Mettre à jour les bases de données documentaires relatives à l’entreprise pour les appels d’offres et marchés publics,
3. Gérer les référés via une réponse au tribunal judiciaire,
4. Gérer les sinistres en lien avec la Direction,
5. Gérer les offres de mission (relecture, référencement, enregistrement des commandes),
6. Gérer la facturation et les relances éventuelles,
7. Transmettre les nouvelles commandes clients à la comptabilité via IRIS,
8. Constituer les dossiers OPQIBI afin de conserver les certifications adéquates à nos métiers,
9. Répondre aux différentes demandes de documents par e-mail ou téléphone,
10. Relecture des contrats transmis par nos clients,
11. Répondre aux demandes d’attestation d’assurance pour les différents chantiers.

Profil recherché :

De formation Bac +2/+3, vous faites preuve d’une grande maturité professionnelle et vous êtes reconnu(e) pour votre sens aigu du service client.

Vous avez une expérience avérée d’au moins 5 ans à des fonctions équivalentes dans un bureau d’études ou d’expertise.

Doté(e) d’une forte aptitude à organiser et à hiérarchiser plusieurs missions en autonomie, vous possédez une grande rigueur et d’excellentes qualités relationnelles.

Vous maîtrisez le pack MS Office et présentez une excellente orthographe et de bonnes capacités rédactionnelles.

Positionnement hiérarchique :

Le poste est directement positionné sous l’autorité de la Direction Générale. Il est en lien permanent avec les collaborateurs en interne, et ponctuellement avec nos clients en externe pour des questions administratives.

Statut, classification, durée du travail, et rémunération :

De statut non-cadre (ETAM), le poste est à temps plein (37 heures hebdomadaires) et propose une rémunération en adéquation avec le travail exigé.

En sus, 11 jours de RTT sont octroyés par an.