ASSISTANT ADMINISTRATIF – PEPR PROPSY (F/H)

Poste : Assistant administratif – PEPR PROPSY (F/H)

Responsabilités :

• Gérer les déplacements professionnels de l’équipe PROPSY, des invités (experts, collaborateurs, conférenciers…) : réservations billets de transport et hôtels, éditer les bons de commande et frais de missions sur progiciel de gestion financière.
• Assurer l’organisation logistique, le suivi des évènements tels que Ateliers, Colloques, Séminaires /Ecoles (certains plus de 200 personnes) et l’accueil. Éditer les bons de commande correspondants sur progiciel de gestion financière.
• Assurer le suivi du budget, commandes, facturations, crédits et remboursement. Vérification de l’état des dépenses et équilibre budgétaire en temps réel.
• Assurer le lien avec les pôles de l’administration du siège pour le fonctionnement logistique et matériel.
• Assister l’équipe PROPSY dans le cadre d’actions de communications (newsletter, organisation de stands lors de congrès scientifiques…)
• Mettre à jour et enrichir le contenu du site internet en cas de besoin.
• Mettre en place des procédures administratives internes.
• Mettre à jour les différents documents de travail (listes, tableaux de bord).

Description du profil :

Connaissances :

• Maîtrise des techniques de secrétariat, les logiciels bureautiques et de publication assistée par ordinateur (Pack-Office, Adobe, Photoshop et InDesign), les outils informatiques (internet, …) et de communication (si possible Sendiblue, les agrégateurs de flux).
• Maîtrise de logiciel financier et comptables de la structure, en particulier le progiciel de gestion Safir (IP/ PO, Missions) ou SIFAC.
• Bonnes notions en finances publiques.
• Maîtrise de l’anglais.
• Connaissance de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs.

Savoir-faire :

• Accueil téléphonique et accueil physique français et anglais.
• Organisation et planification, priorisation de ses activités.
• Restitution des informations orales et écrites pour transmission.
• Rédaction tous types de documents, expression écrite et mise en forme.

Aptitudes :

• Organisé, rigoureux et dynamique.
• Autonome et réactif.
• Esprit de synthèse.
• Goût du travail en équipe.
• Discrétion professionnelle.

Expérience(s) souhaité(s) :

• Expérience en gestion des administrations et assistanat de direction.
• Une expérience dans l’organisation d’évènements (colloques, salons…) serait appréciée.

Niveau de diplôme et formation(s) :

• Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager.

Informations Générales :

Date de prise de fonction : Dès que possible

Durée : 2 ans (Renouvelable : OUI NON)

Temps de travail : 38H30, Temps plein

Activités télétravaillables : * 3 jours/semaine maximum sur accord du responsable hiérarchique.

Rémunération : En fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

Avantages :

• 32 Congés Annuels et 13 RTT.
• Restauration collective subventionnée sur place.
• Comité d'action sociale (prestations sociales, culturelles, sportives).
• Transports publics remboursés partiellement.

Modalités de candidature :

Veuillez déposer votre candidature via le lien suivant : https://inserm.softy.pro/offre/128668

Attention : le traitement des candidatures adressées par d'autres canaux n'est pas garanti.

Pour en savoir + : • Sur l’Inserm : https://www.inserm.fr/ ; site RH : https://rh.inserm.fr/Pages/default.aspx

• Sur la politique handicap de l’Inserm et sur la mise en place d’aménagements de poste de travail, contactez la Mission Handicap : emploi.handicap@inserm.fr