Assistant administratif ou Assistante administrative

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Assistant administratif ou Assistante administrative

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant administratif ou Assistante administrative

Type de contrat

Durée indéterminée

Présentation de l'entité

Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective.

Description de la mission

Sous l'autorité de la Responsable du Pôle Accueil et stages, vous aurez la responsabilité d'accompagner les étudiants dans toutes leurs formalités de stages et vous assurerez notamment les missions suivantes:

Suivi des stages et accueil étudiants (85%)

• Répondre aux questions des étudiants sur leur dossier administratif et leurs conventions de stage
• Aider les étudiants dans les déclarations de stage
• Accueillir les étudiants et les intervenants
• Suivre les dossiers administratifs en cours
• Garantir le respect de la règlementation liée à la délivrance des conventions de stage

Parmi vos autres missions:

• Organiser et animer les sessions d’informations à destination des étudiants sur le volet administratif stages
• Vérifier et déposer et valider des offres de stages et d’emplois sur le site web en accompagnement des recruteurs
• Gérer la facturation d’un certain nombre d’événements
• Rédiger des comptes rendus à l’occasion de certaines réunions d’équipe
• Réaliser des présentations sur Canva pour valoriser l’activité auprès des étudiants
• Représenter l’institution auprès des employeurs et étudiants à l’occasion de Forums

Vous participez aux différentes activités de Sciences Po Carrières : forums, sessions de préparation au forums, réunions d'information, etc. Des déplacements extrêmement ponctuels à prévoir dans les campus en région.

NB : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

Vous êtes le ou la candidate idéale pour ce poste administratif très polyvalent dans notre équipe bienveillante si :

• Vous êtes diplômé(e) de l'enseignement supérieur (bac + 2 minimum BTS ou équivalent)
• Une expérience sur un poste administratif au sein d’établissement d’enseignement supérieur serait un plus
• Votre anglais est parfaitement courant (niveau C2)
• Vous êtes très organisé et rigoureux, allié à un sens du détail aiguisé
• Vous appréciez travailler au sein d’un espace de travail ouvert constitué des 3 membres du Pôle et disposez d’une grande capacité de concentration
• Vous êtes en mesure de traiter un volume important de dossiers tout en accordant de l’importance aux situations individuelles
• Vous êtes doté d’un excellent niveau d'orthographe en français et en anglais
• Votre disposez d’un sens aigu du service et vos capacités de communication font partie de vos atouts
• Vous êtes capable de passer très rapidement d'une question à une autre et de gérer les priorités en conséquence
• Vous avez un bon esprit d’équipe et appréciez travailler en mode collaboratif
• Vous maitrisez le pack office et Canva
• Vous avez un grand sens de l'écoute et de la diplomatie car vous dialoguez avec différents types d’interlocuteurs en interne et externe

Localisation du poste

La Direction des ressources humaines

Procédure de recrutement

Entités de rattachement

Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique.