Assistant Administratif - IUT DE TOULOUSE (H/F)

Description

Le service Prévention Sécurité Sureté de l'IUT Toulouse conseille et assiste la direction dans le domaine de la prévention des risques, de la sécurité et de la sûreté en lien avec la Directrice de la Prévention Sécurité de l'UT pour Toulouse Auch Castres. Le service PSS est rattaché à la direction de l'IUT Toulouse et compte 1 responsable et 1 assistante.

Secrétariat

1. Assurer le secrétariat du service Prévention, sécurité et sûreté de la responsable PSS pour tous les sites
2. Accueil physique
3. Gestion de l'agenda de la responsable PSS
4. Gestion des appels téléphoniques
5. Suivi du courrier et des E-mails
6. Traitement et diffusion de l'information
7. Rédaction de Comptes rendus
8. Planification et suivi des réunions (convocations, envoi ordre du jour, compte-rendu) pour : les assistants Prévention, le Comité hygiène et sécurité, les réunions partenaires (société de gardiennage, UPS)
9. Préparation des déplacements sur les sites Auch, Castres, Montaudran

Financier

1. Suivi financier et budgétaire du service : demande de devis, réalisation des OA, suivi des BL et envoi au SF

Sécurité

1. Exercices d'évacuation incendie : Suivi et Organisation + Saisie des comptes-rendus + tableau récapitulatif avec transmission à UPS
2. Commissions communales de sécurité : tenir à jour les registres de sécurité, réceptionner les rapports et diffuser, préparer les CCS avec envoi des dossiers, présence le jour défini
3. Vérifications techniques réglementaires (électrique, appareillage, levage, SSI) : planification suivant réglementation, devis, gestion des contrôles, information usagers, suivi des entreprises et planning d'intervention
4. Tableau de gestion des VTR avec suivi détaillé
5. Participer au suivi de la maintenance des moyens de secours (SSI, extincteurs, désenfumage, DSA, RIA)

Sûreté

1. Organisation réunion avec la société de sécurité suivi et compte-rendu
2. Astreintes : mise à jour des consignes
3. Autorisations événements : gestion, diffusion
4. Visites de sécurité bâtiments : organisation, suivi

Prévention

1. Assistants de prévention : diffusion appel candidature, suivi du réseau, gestion des lettres de cadrage, mise en place des réunions, aide sur le suivi des missions
2. Saisie, mise en forme et mise à jour de documents (comptes-rendus de réunions, procédures, instructions)
3. DUEVRP : réception des DU de tous les bâtiments de l'IUT dans un document et envoi à UPS
4. Participation à l'animation du service PSS de l'IUT, réunions spécifiques départements
5. Classement et archivage de documents
6. Veille réglementaire

Connaissances

1. Connaissances générales IUT
2. Veille réglementaire sécurité incendie
3. Environnement et réseaux professionnels
4. Techniques d'élaboration de documents
5. Techniques d'accueil téléphonique et physique
6. Techniques de communication

Savoir-faire technique

Utilisation des outils informatiques et logiciels (Word, Excel)

Savoirs comportementaux

1. Être à l'écoute
2. Savoir gérer les relations de communication
3. Ponctualité
4. Sens de l'organisation
5. Réactivité
6. Sens relationnel
7. Savoir travailler dans l'urgence

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 12 Mois

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Gérer son stress