Assistant administratif - H/F

Description

Mission principale

Au sein du département des programmes stratégiques, sous l’autorité de la coordinatrice des programmes Plan Cancer et SD-Cancer, en collaboration avec une référente scientifique et une assistante administrative, la personne recrutée participera à l’organisation administrative pour l’évaluation des appels à projets scientifiques mis en place dans le cadre des programmes Plan Cancer et SD-Cancer.

Activités principales

• Accompagner la coordinatrice des programmes Plan Cancer et SD-Cancer ainsi que la référente scientifique dans la gestion et le pilotage des appels à projets, en contribuant à la réalisation des objectifs de la stratégie décennale contre le cancer.
• Assurer un suivi actif, effectuer des relances et maintenir des échanges réguliers avec les experts internationaux, les lauréats et les équipes internes, afin de favoriser des collaborations fructueuses et une communication fluide.
• Préparer, organiser et participer aux réunions dédiées à l’évaluation scientifique des appels à projets dans le cadre de la stratégie décennale de lutte contre les cancers : gérer les échanges avec les membres du comité d’évaluation, les convocations, les invitations, les ordres de mission (outil SIFAC), les réservations de voyage, la génération des documents nécessaires et le remboursement des frais.
• Gérer et garantir la rémunération des experts et membres du comité d’évaluation.
• Assurer l'actualisation et la précision des bases de données pour un suivi rigoureux et organisé.
• Rédiger des notes, des bilans et comptes rendus des travaux et participer activement à la création de fichiers de suivi et d'analyse.
• Rédiger et mettre en forme des courriers et des documents administratifs.
• Tenir à jour des tableaux de bord et de suivi, offrant une visibilité claire sur les activités et l’avancement des projets.
• Assurer la gestion de l’agenda de l’équipe.
• Classer et archiver les documents de manière rigoureuse pour un accès facile et une organisation optimale.

Spécificité(s) et environnement du poste

• Capacité à aménager ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail.
• Facilité d'adaptation à collaborer avec plusieurs interlocuteurs.

Profil recherché

Connaissances

• Connaissance de l'environnement de la fonction publique, des EPST, de la recherche et de ses acteurs dans le périmètre du Plan Cancer et SD-Cancer est un plus.
• Connaissance de l'orthographe et de la syntaxe.
• Connaissance de l’anglais indispensable.

Savoir-faire

• Maîtriser les techniques de l’assistanat : mise en forme de documents, diffusion d’informations internes et externes, organisation de réunions, prise de rendez-vous, etc.
• Prioriser et gérer les urgences, respecter les délais.
• Adapter son discours à ses interlocuteurs.
• Utiliser un logiciel de gestion financière et comptable interne (SIFAC).
• Maîtriser les logiciels de bureautiques : Word et Excel.
• Maîtriser l’utilisation de bases de données sous Excel.
• Hiérarchiser les documents et les informations (mise à jour, recherche de données sur Internet).

Aptitudes

• Rigueur, méthodologie et sens de l’organisation.
• Disponibilité.
• Discrétion professionnelle.
• Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles.

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac +2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager.