Assistant administratif gestion RH H/F

Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants.

Au cœur de la Métropole Nice Côte d’Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l’ordre de 800 millions d’euros, lui permettant ainsi d’offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Direction des Sports, de la DGA Famille, Education, Sports et Loisirs, en qualité d'Assistant administratif gestion RH H/F, vous assurerez la gestion et le suivi des dossiers RH.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Filtrage des appels et prise de messages : orientation des appels, prise de messages et transmission à ses supérieurs.
• Edition et diffusion de messages bureautiques.
• Organisation logistique de tous les rendez-vous (réunions, jurys, entretiens physiques et téléphoniques).
• Participation à des réunions de travail et élaboration des comptes-rendus.
• Rédaction de notes et de courriers.
• Dactylographie et mise en page de documents : courriers, notes, tableaux pour le compte de ses supérieurs ou les agents du service.
• Reprographie et classement de documents/dossiers.
• Enregistrement du courrier sur logiciel e-courrier.
• Gestion informatique des congés (correspondant RH).
• Mise à jour de l’organigramme.
• Commande de titres de restauration : centralisation des jours de présence des agents ayant-droit, calcul et attribution des titres de restauration.
• Suivi des renouvellements de contrat, de mise en stage et de titularisation.
• Suivi de la carrière des agents : évaluation, notation avancement, retraite, formation, sanction, fiche de poste, manière de servir…
• Suivi des effectifs.
• Diffusion et communication d’informations aux correspondants RH.
• Gestion et suivi de dossiers (grève, journée de agents, formation…).
• Traitement et suivi des déplacements de son supérieur (réservation du voyage, établissement de l’ordre de mission…).

Conditions de travail :

• Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite).

• Travail de bureau.

• Utilisation d’équipement informatique

• RIFSEEP : 4.

• NBI : non.

• Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : non.

- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l’arrêt : Bus ligne 12 arrêt Palais des Expositions. Tram ligne 1 arrêt Palais des Expositions.

• Temps partiel possible : non.

• Accessibilité PMR : oui.

• Travail en open space : non.

• Poste éligible au télétravail : oui.

• Véhicule de service : non.

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

• 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

• Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

• Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

• Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

• Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

• Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

• Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie B ou C de la filière Administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme :

• BEP Métiers du Secrétariat.

- Bac Professionnel - Secrétariat.

• Bac Sciences et Technologies Tertiaires option : Action et communication administratives.

Compétences :

• Maîtriser l’utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition.
• Maîtriser l'orthographe et la grammaire.
• Posséder des notions de gestion statutaire du personnel.
• Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d’exécution.
• Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs.
• Faire preuve d’amabilité et de courtoisie dans l’accueil et l’information du public.
• Connaître et appliquer les conventions de présentation des documents et la charte graphique.
• Mettre en oeuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'archivage.
• Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace.
• Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande/un dossier.
• Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues.
• Connaître l'organisation fonctionnelle de sa direction et suivre son évolution.

Qualités recherchées

• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Organisation et rigueur.
• Amabilité et courtoisie.
• Discrétion.
• Discernement.
• Disponibilité.
• Sens relationnel.