Assistant administratif F/H

Le PAE Sud Est 35 propose cette offre pour le compte d'une entreprise spécialisée dans les déménagements.

Vos profils et motivations seront étudiés et transmis à cette dernière pour un éventuel entretien.

Ce poste est proposé dans le cadre d'un remplacement (potentiellement renouvelable).

Missions principales

• Réaliser des tâches administratives inhérentes à la gestion de la vie quotidienne de l'entreprise notamment le traitement du courrier, l’accueil téléphonique clientèle, le traitement des mails, le classement, l’archivage, les contacts prestataires (ex: assurance), l’aide à la comptabilité.

Assistance Ressources Humaines

• Saisir les heures travaillées des déménageurs salariés ;
• Actualiser, puis tenir à jour le Registre du personnel ;
• Classer, imprimer et distribuer les bulletins de salaires des salariés et des journaliers le cas échéant ;
• Faire une demande d’intérimaire auprès de notre partenaire spécialisé (si demandé) ;
• Éditer les contrats des déménageurs journaliers, les faire signer, les scanner et les classer dans les dossiers numériques et papier correspondants ;

Assistance Comptable

• Préparer les notes de frais des déménageurs à partir des tickets fournis ;
• Trier et classer les tickets (carburants, péages, frais de bouche) ;
• Editer sur le logiciel interne les factures des clients et les classer dans les dossiers numériques internes (éventuellement les envoyer par mail ou courrier, après validation) ;
• Saisir les règlements des clients sur le logiciel interne à l’entreprise puis éditer les pièces comptables ;
• Assister la responsable dans le suivi comptable mensuel (relevé de compte et saisie sur grille Excel) ;
• Repérer et relancer les quelques clients en retard de paiement ;

Assistance Service clients

Assurer l’administration des ventes : contact clientèle (téléphone, email), établissement des devis, suivi chantier et commandes, facturation (enregistrement, relances), traitement des dossiers contentieux (litiges, réclamations), avis clients, etc.

• Caler les rendez-vous des visites techniques du responsable avec les clients ;
• Préparer les fiches de visites techniques en amont des rendez-vous et saisir les fiches clients sur le logiciel interne à l’entreprise ;
• Préparer les documents obligatoires pour les déménageurs (Lettre de voiture) à partir du logiciel interne en lien avec la responsable ou sa collègue ;
• Archiver les dossiers des clients à l’issue des prestations réglées ;
• Tenir à jour la grille de tarifs pour nos clients professionnels ;
• Préparer les fournitures commandées par les clients avant leur venue au bureau.

Fonctions supplémentaires possibles selon les profils

• Gérer la communication et la promotion de l'entreprise dans 3 domaines d'expertise : Déménagement, Location monte-meuble, Garde-meuble.
• Promotion de l'activité sur les réseaux sociaux
• Mise à jour du site internet (photos, textes)
• Effectuer de la prospection commerciale au sein des entreprises locales (artisans et professionnels), nationales et internationales, associations, particuliers, clientèle de collectivités et administrations, etc. ;
• Être actif lors de salons et manifestations (salons des métiers, artisanat, congrès transport et déménagement...)

Profil recherché

Expérience dans le transport/déménagement souhaitée

28h/sem proposé mais évolutif vers un temps plein

Savoir-être

Rigueur, autonomie, adaptabilité, discrétion, politesse, ponctualité, sachant travailler en équipe sous la responsabilité des gérants

Conditions :

SMIC horaire et selon convention classification / expérience / diplôme