Assistant Administratif F / H

Le Réseau OMERIS – Tous différents, tous bienveillants

Experts dans le domaine des Services à la personne et de l’Accueil des Seniors en maison de retraite, nous recrutons des collaborateurs motivés pour soutenir l’ambition qui nous anime «Le Bien-Vieillir à tous les temps».

Depuis plus de 30 ans, nous accompagnons et accueillons des personnes âgées dans nos structures : Attention, bienveillance, qualité d’accueil et de services sont au quotidien les fondements de nos actions.

Nous recrutons un deuxième Assistant Administratif F / H pour rejoindre notre Siège.

Vous facilitez la gestion des activités quotidiennes du Siège et êtes le point de contact privilégié des équipes internes et des interlocuteurs externes. Rattaché(e) à la Direction générale, vos missions principales consistent à :

Soutien à la Direction :

Participer à la planification et au suivi des déplacements professionnels

Préparer des dossiers et supports pour les réunions ou présentations

Organiser des évènements

Soutien administratif et logistique :

Gérer le courrier, classer, archiver et organiser les documents physiques et numériques

Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents : courriers, notes internes, comptes rendus

Planifier et organiser des réunions : réservation de salles, logistique, préparation des supports (reprographie, fournitures, repas)

Assurer la gestion des accès aux locaux pour les collaborateurs et visiteurs

Gérer les moyens généraux : gestion des stocks et commandesde fournitures, repas, documents commerciaux

Accueil et relation avec les visiteurs :

Assurer l’accueil physique et téléphonique

Accueillir, orienter et accompagner les visiteurs dans leurs démarches

Gérer les appels entrants : filtrer, transférer, ou prendre des messages pour les équipes concernées

Réceptionner les livraisons et gérer leur acheminement interne

Titulaire d’un Bac+2 (type BTS Assistant Manager, gestion PME / PMI ou DUT GEA ou équivalent), vous avez 5 ans minimum d’expérience dans un rôle similaire acquise au sein d’un environnement Siège ou corporate

Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack Office ou suite google)

Vous avez développé un réel sens du service clients et de solides capacités de communication orale et écrite, d’adaptation

Vous savez vous organiser et gérer vos priorités pour respecter les délais demandés

Proactif, vous êtes apprécié pour votre rigueur et votre discrétion