Assistant administratif et commercial / Assistante administrative et commerciale

Description

L'agence Bras droit des Dirigeants RH recrute pour son client un(e) Assistant(e) administratif(ve) et Commercial(e) à temps complet (39h) dans le cadre d'un CDI basé à Gaillac (81). Vignerons de père en fils, Les Vignobles Gayrel se situent sur les communes de Senouillac et Cahuzac-sur-Vère dans le Tarn. Les activités exercées par l'équipe des Vignobles Gayrel vont de la culture de la vigne en passant par récolte-vinification (environ 650 ha) puis par la mise en bouteille jusqu'à la commercialisation de l'ensemble de la production en France et à l'export. Vous intégrez une structure à taille humaine de 50 salariés dans le secteur viticole.

Rattaché(e) à la Direction financière et Commerciale, en lien avec différents services et partenaires, vous jouez un rôle clé dans la gestion commerciale, RH et comptable pour les deux sociétés (SAS + SCEA) des Vignobles Gayrel.

Missions principales :

1. Gestion commerciale / ADV :
   • Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et mails
   • Etablir les devis et transmettre les données sur les modalités techniques et commerciales (planning, prix, paiement, ...) aux clients, commerciaux terrain
   • Traiter et suivre les commandes clients et les demandes d'échantillons
   • Gérer les réclamations clients
   • Organiser et gérer les expéditions, avec la mise en concurrence des transporteurs, contrôler la facturation des transitaires et traiter les litiges
   • Réaliser les formalités douanières et procédures d'export (pro-forma, packing List)
   • Mettre à jour les bases de données commerciales et administratives
2. Ressources Humaines & Paie :
   • Gérer les mouvements du personnel (y compris contrats saisonniers) : entrées, sorties, arrêts de travail, déclarations d'accidents (DAT)
   • Transmettre les éléments variables de paie au prestataire externe
   • Assurer les formalités administratives : DPAE, contrats, mutuelle, prévoyance, santé au travail
   • Constituer et suivre les dossiers de formation en lien avec l'OPCO
   • Faire le lien avec le CSE et maintenir une relation de proximité avec les salariés
   • Contrôler et valider les factures liées aux personnels extérieurs et les frais professionnels
3. Comptabilité & Gestion financière :
   • Suivre les règlements et gérer les relances
   • Calculer et verser les commissions des agents commerciaux et VRP
   • Contribuer à la gestion des dossiers d'assurance en lien avec la responsable QSE
   • Participer de manière générale à la tenue de la comptabilité et aux obligations administratives de la société

Profil recherché :

Vous êtes titulaire d'une formation en gestion / comptabilité / RH / commerciale (Bac +2 minimum) et vous avez une expérience confirmée d'au moins 3 ans sur un poste similaire idéalement dans le domaine du vin. Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels comptable et CRM. Vous avez des connaissances en vin afin de mieux orienter les clients et vous êtes en capacité de communiquer en Anglais (oral et écrit). Vous êtes une personne dynamique, positive et dotée d'une bonne élocution. Organisé(e), méthodique, consciencieux(se) et impliqué(e), sens de la confidentialité seront les qualités indispensables pour réussir dans ce poste !

Conditions contractuelles :

CDI - temps complet 39h - Prise de poste dès que possible

Horaires : du lundi au vendredi : 8h00 12h00 13h30 17h30 (16h30 le vendredi)

Salaire : 2370€ brut mensuel (base 39h hebdo)

Avantages : Prime de fin d'année, Prime d'ancienneté

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 3 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations)
• Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie

Formations

• Bac+2 ou équivalents

Langue

• Anglais