ASSISTANT ADMINISTRATIF DU RESPONSABLE DE SERVICE SOCIAL (H/F)

Date de publication : 14/11/2024

Rejoignez la Métropole de Lyon !
Ses 9200 collaborateurs contribuent aux politiques publiques inédites et ambitieuses au service de la population et du territoire.

La délégation solidarités, habitat et éducation place les usagers au cœur de son action et met en œuvre les politiques publiques sociales et médico-sociales sur l'ensemble de la Métropole dotée de sites de proximité : les Maisons de la Métropole de Lyon (MDML). Elles sont des lieux d'accueil et d'accompagnement dans les domaines de la protection de l'enfance, de la protection maternelle et infantile, du handicap, des personnes âgées, de l'insertion et de l'éducation.

La mission sociale est mobilisée dans les domaines tels que de l'insertion, le logement, la prévention protection de l'enfance, l'accompagnement budgétaire, la vulnérabilité adulte… Différents dispositifs tels que le Fond Solidarité Logement (FSL), le Fond Solidarité Energie (FSE), les Informations Préoccupantes Adultes Vulnérables, (IPAV) et les Mesures d'Accompagnement Social Personnalisé (MASP) sont actionnés afin de répondre au besoin des usagers reçus par les équipes sociales.
En lien avec deux autres assistantes, vous serez en charge de la gestion d'un ou plusieurs dispositifs de la mission sociale. Vous assurez également des missions d'assistance administrative auprès du service et du responsable.

Vos missions

• animer les dispositifs/commissions de la mission sociale, enregistrer des dossiers, conseil auprès des instructeurs, préparation des instances et traitement des décisions ;
• instruire les dossiers : répertorier les pièces, renseigner les éléments, procéder à l'élaboration des documents nécessaires à la constitution de dossiers (synthèses, notes, fiches de procédure…);
• procéder à l'analyse des éléments des dossiers et élaborer les propositions de réponse ;
• conseiller les instructeurs agents en MDML et partenaires extérieurs ;
• assurer le suivi de dossiers : respecter des procédures, vérifier, contrôler, respecter des délais et échéanciers, communiquer des réponses aux usagers et instructeurs…;
• assurer un suivi administratif et une assistance au service ;
• rédiger des notes, documents, comptes-rendus, synthèses ;
• élaborer des outils de gestion : tableaux de suivi, bases de données ;
• assurer un suivi des différents dispositifs : échéanciers et tableaux de bords ;
• coordonner les informations autour des dossiers : mise à jour, intégration de nouveaux éléments, mise à disposition des divers documents ;
• participer à diverses réunions d'équipes et partenariales ;
• assurer le secrétariat de l'équipe : traitement du courrier, suivi de documents, saisie de documents et/ou de données ;
• centraliser des demandes administratives, des éléments divers ;
• organiser la logistique de réunions et séances de travail (réservation de salles, matériel, voitures…) ;
• gérer l'approvisionnement en fournitures ;
• gérer l'agenda du responsable et les plannings de l'équipe/des réunions ;
• exécuter, suivre et contrôler les enveloppes financières allouées à la mission sociale ;
• accueillir, informer et orienter le public : usagers, partenaires ;
• classer et archiver.

Votre profil

• diplôme de niveau BAC minimum requis ;
• connaissance et capacité à mettre en pratique la réglementation, les techniques, les procédures en matière de : assistance administrative, secrétariat, dispositifs relatifs à la mission sociale ;
• capacité à utiliser les outils bureautiques et des logiciels métiers : IODAS…;
• capacité rédactionnelle ;
• rigueur, sens de l'organisation, discrétion ;
• capacité d'adaptation au changement ;
• capacité de travail en équipe ;
• esprit d'initiative, sens de l'écoute et capacité à s'adapter à son interlocuteur.

Pourquoi rejoindre la Métropole ?

• participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance ;
• prestations sociales : titres-restaurant ; aides à la mobilité et aux déplacements ; accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales) ;
• accès à une offre de formation variée ;
• charte du droit à la déconnexion.

Conditions de travail

Lieu : 1 place Latarjet 69008 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)

Déplacements : réguliers sur l'ensemble du territoire Lyon 7/8

Conditions d'exercice :
télétravail possible 1 jour par semaine

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste ouvrant droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI). 15 points (au titre d'assistance ou encadrement intermédiaire dans le secteur sanitaire et social et en matière d'administration générale car Quartier Prioritaire de la Ville)