Assistant administratif d'équipes de Recherche (H / F)

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre Inria de Lyon est le 9ème centre de recherche Inria. Créé en janvier 2022, il regroupe environ 300 personnes au sein de 16 équipes de recherche et des services supports à la recherche.

Ses équipes sont localisées sur 2 campus : à Villeurbanne, La Doua, et à Lyon Gerland.

Le centre de Lyon est présent dans les domaines du logiciel, du calcul distribué et haute performance, des systèmes embarqués, du calcul quantique et de respect de la vie privée dans le monde numérique, mais aussi de la santé et de la biologie numériques.

Contexte et atouts du poste

En tant qu'Assistant.e administratif.ve d'Equipes de Recherche (AER), vous travaillez en proximité des scientifiques, des services supports d'Inria et de ses partenaires (laboratoires de recherche, Universités, Ecole).

Vous travaillez au cœur des équipes de recherche et sous l'autorité de la responsabilité hiérarchique de la Responsable des AER de Lyon et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs d'équipes.

L'AER travaille pour 2 à 3 équipes de recherche.

Mission confiée

Votre rôle consiste à faciliter le bon déroulement des activités administratives des équipes de recherche en assurant une coordination et mise en œuvre efficace des processus.

L'AER assure un rôle d'interface de proximité entre les équipes de recherche et les services partenaires.

Les AER sont compétents pour prendre en charge des activités nombreuses et variées tels que les affaires générales, le budget, les finances et contrats de recherche, l'accueil de personnel, la gestion de la communication et des évènements organisés par les équipes, tout en respectant les normes et procédures d'Inria.

Pour en savoir plus sur les missions et le périmètre du métier d'assistant d'Equipes de Recherche chez Inria, visionnez : vidéo explicative.

Principales activités

Coordination Administrative et Assistance aux équipes

• Assurer l'interface entre les chercheurs et les services administratifs, financiers, RH et de communication, en garantissant une coordination de qualité.
• Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils.
• Garantir la bonne application des procédures.

Apporter un soutien administratif aux chercheurs, notamment dans l'accompagnement des doctorants, la diffusion d'informations pertinentes, et l'accueil des nouveaux membres de l'équipe.

• Participer aux processus de recrutement et accueil des nouveaux membres des équipes de recherche (Initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés et des stagiaires).
• Préparer l'arrivée et l'intégration des nouveaux entrants.
• Informer et orienter les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH.

Gestion budgétaire, financière et contractuelle

• Assurer le suivi budgétaire des projets de recherche, en contribuant à la gestion efficace des ressources contractuelles et à la préparation des entretiens budgétaires.
• Suivre et analyser les différents budgets alloués aux équipes de recherche, en jouant un rôle d'alerte et de conseil auprès des responsables d'équipes.
• Gérer les déplacements professionnels des scientifiques (transport et hébergement, ...).
• Organiser les déplacements des invités.
• Etablir les demandes d'achat et assurer le service fait.

Communication et relations extérieures

• Organiser et faciliter les réunions d'équipe, les séminaires, et les événements scientifiques, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement.
• Contribuer à une communication fluide au sein de l'équipe et avec les partenaires externes, en participant à la mise à jour des sites Web de l'équipe et ceux dédiés aux évènements scientifiques.

Compétences

Votre profil :

Avoir une connaissance de base concernant l'organisation et l'environnement de la recherche.

Connaître les principes de la gestion budgétaire et les différents financements de la recherche.

• Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches.
• Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d'outils de gestion.
• Maitriser l'anglais écrit et oral (niveau B1 B2 du CECRL).
• Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution.
• Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie.
• Faire preuve d'autonomie, de proactivité et de réactivité.
• Maîtriser les techniques de reporting.

A votre arrivée, vous serez accompagné.e dans votre prise de poste avec une formation adaptée.

• Restauration subventionnée.
• Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement).
• Possibilité de télétravail sur la base de 90 jours par an et d'aménagement du temps de travail (3 dispositifs).
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.).
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria).