Archiviste records manager (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

Intitulé du poste : Archiviste records manager (H/F)

Statut/Type de contrat: Contrat de projet de 2 ans.

Catégorie d’emploi : Catégorie 3 (catégorie A de la fonction publique)

Métier de référence: Chargé des systèmes de données

Rattachement hiérarchique: Poste placé sous l’autorité de la responsable de la médiathèque, directrice-adjointe du département du patrimoine et des collections

Vacance du poste: À compter du 1 er juin 2025

Établissement public à caractère administratif composé de 250 agents de droit public, le musée du quai Branly-Jacques Chirac est placé sous la double tutelle des ministères de la culture et de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Le Département du patrimoine et des collections comprend huit unités patrimoniales animées par des conservateurs, la médiathèque gérée par une Directrice adjointe et la gestion et conservation des collections gérées par un Directeur adjoint.

Au sein du département du patrimoine et des collections, la médiathèque constitue et conserve des collections dédiées à la recherche, dans les domaines de l'ethnologie, de l'anthropologie et de l'histoire des arts et civilisations d'Afrique, d'Asie, d'Océanie et des Amériques. Outre ses larges collections d'imprimés, la médiathèque comprend des documents sonores et audiovisuels, des photographies et des arts graphiques, ainsi qu'un service des archives et de la documentation des collections du musée.

Elle s'adresse à un public d'universitaires, de chercheurs, de professionnels de la culture et du patrimoine ainsi qu'à un large public, non spécialiste, curieux et désirant s’informer sur les collections et l'actualité culturelle du musée.

L'équipe de la médiathèque comprend 35 personnes.

Pour répondre à la dématérialisation croissante de la production des documents et de leur circuit, le musée du quai Branly – Jacques Chirac a mis en place le service ODDON (Organisation des données et des documents numériques), collaboration entre le pôle des archives et le service des systèmes d’information. Ce cadre a permis de donner une impulsion significative à la prise en charge des archives nativement numériques et d’intégrer VITAM, en cours de déploiement actuellement au musée, pour répondre aux enjeux de pérennité et d’intégrité de l’information et d’accès aux données. Le projet DFS piloté par le service des systèmes d’information œuvre dans le même sens pour garantir la sécurité des données et la sobriété numérique.

Description du poste:

En étroite collaboration avec les interlocuteurs de la donnée (pôle des archives et de la documentation des collections, administration des bases de données patrimoniales, service des systèmes d’information), les missions principales liées au poste sont les suivantes :

1. Accompagner et conseiller les directions et services du musée dans les enjeux de dématérialisation et d’archivage numérique;
2. Impulser la définition et la mise en œuvre effective d’une politique de collecte numérique et du service d’archivage électronique;
3. Contribuer à la préparation de versements numériques et hybrides dans le SIA et dans VAS (VITAM accessible en service);
4. Étudier et mettre en œuvre les modalités techniques et organisationnelles du versement des archives définitives aux Archives Nationales.
5. Assurer la coordination avec les différents interlocuteurs du musée pour la diffusion et l’accessibilité des données sur le site Internet et sur le portail des collections.

L’archiviste - records manager aura en charge les activités suivantes pour le compte du pôle Archives et de la documentation des collections en collaboration avec la chargée des archives administratives et l’administratrice des données patrimoniales, liées à ODDON et au projet DFS (Distributed Files System) du service des systèmes d’information:

1. Coordination entre les différents services.
2. Mise en œuvre de l’archivage électronique du musée en conformité avec les normes nationales et internationales :
1. Rédaction de référentiels / documents stratégiques (en collaboration avec le SSI) : politique de gestion de l’information au musée, politique d’archivage électronique, typologie documentaire, référentiels de conservation, plan de nommage.
2. Déploiement et suivi de l’outil VAS (VITAM accessible en service).
3. Définir une stratégie de préservation prioritaire des archives, des messageries électroniques et des documents signés électroniquement par service producteur d’archives.
3. Accompagner les services (lien avec le projet DFS - Distributed Files System) :
1. Définition des arborescences bureautiques pour les documents courants bureautiques.
2. Création et suivi des espaces à la demande.
3. Participer aux séances de formation Archivage & Cybersécurité.
4. Assurer une veille Data Asset Management.
5. Assurer la conformité et la protection des données en lien avec les normes et le RGPD.
6. Participer à la gestion de la messagerie électronique oddon@quaibranly.fr
4. Préparer l’archivage électronique (utilisation notamment des logiciels OCTAVE et Archifiltre et RESIP) :
1. Classement des documents bureautiques selon l’arborescence adoptée par les services.
2. Opérer la construction de référentiels pour garantir la cohérence et la pérennisation des données.
3. Constitution des SIP d’archives électroniques versées par les services.
4. Analyser la qualité des métadonnées préexistantes (descriptives et de gestion)
5. Définition du niveau de description, enrichissement des métadonnées
6. Proposer des processus de transformation des données

L’archiviste - records manager sera également référent pour la diffusion des données dont il a la responsabilité sur le site institutionnel du musée du quai Branly-Jacques Chirac. À ce titre, et en collaboration étroite avec le responsable et l’administratrice des données patrimoniales ainsi qu’avec le pôle informatisation et documentation des collections, il ou elle sera en charge des missions suivantes :

1. Étudier et prendre en main les solutions logicielles et/ou applicatives existantes ou à développer dans son domaine ;
2. S’assurer de la mise à jour des données et garantir leur fiabilité, leur accessibilité et leur cohérence ;
3. Participer au paramétrage et à la gestion du moteur de recherche;
4. Faire des préconisations d’améliorations et d’évolutions et suivre leur mise en œuvre (diffusion de nouvelles données, prise en compte de la politique d’open source des ministères de tutelle etc.);

Relations professionnelles:

En interne: les autres directions et services transversaux;

En externe: les interlocuteurs privés (particuliers, visiteurs, étudiants, chercheurs, homologues, professionnels de la culture…); les partenaires institutionnels et les prestataires.

Profil recherché

1. Formation supérieure en ingénierie informatique ou en humanités numériques ;
2. Expérience professionnelle dans un emploi similaire (musée, archives ou bibliothèque) ;
3. Connaissances informatiques : XML, SQL, java script, PHP ; règles de sécurité
4. Connaissance des normes métiers et formats et procédures d’échanges de données (en particulier ISAD-G et EAD, UNIMARC, SEDA) ou, à défaut, expérience de travail dans un environnement normé ;
5. Connaissance et intérêt pour l’archivage électronique : projet interministériel VITAM, outils DROID, ARCHIFILTRE, OCTAVE, JHOVE, RESIP, MEDIAINFO, OXYGEN XML EDITOR ;
6. Capacité à travailler en équipe, diplomatie et capacité à s’adapter aux différents interlocuteurs (SSI, utilisateurs, prestataires), force de proposition ;
7. Sens de la méthode et de l’organisation ; respect des délais ;
8. Connaissance du monde des musées, des archives et/ou des bibliothèques ;
9. Lecture de l’anglais technique ;
10. Autonomie, sens de l’organisation, capacité d’adaptation;
11. Expérience dans la conduite de projets;
12. Connaissance des principes de la science ouverte et de l’ouverture des données, du cycle de vie des données et des principes FAIR.

Conditions de travail: Travail à temps complet, télétravail possible 4 jours par mois, horaires variables.

L’établissement propose un accès à un restaurant administratif, une prise en charge partielle des transports et de l’adhésion à une mutuelle.

Résidence administrative : Siège social de l’établissement public du musée du quai Branly (222, rue de l’université- 75343 PARIS cedex 07)

Le musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. En novembre 2022, l’établissement s’est vu décerner par l’AFNOR le label Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.