Apprenti.e Assistant Administratif ou asssitante administrative - 13-APP

À propos de nous

Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

La DReV (Direction de la Recherche et de la Valorisation) de Université de Toulouse compte 3 pôles : soutien et pilotage de la recherche ; ingéniérie des projets de recherche ; négociation contractuelle recherche – valorisation.

L’apprenti(e) recruté(e) sera intégré(e) au Pôle Soutien et Pilotage de le Recherche (PSPR) et relèvera hiérarchiquement du responsable de pôle. Le PSPR est composé de 6 agents : une chargée du suivi des moyens de la recherche ; deux chargées d’appui administratif ; deux chargées de projet cartographie de la recherche et le responsable de pôle.

Le pôle a pour mission d’apporter un soutien tant aux unités de recherche qu’aux instances de gouvernance en menant des actions de fond (pilotage de moyens : définition du budget, contrats doctoraux, appels d’offre internes ; suivi et gestion des ressources allouées ; procédures internes, etc.) et par missions (évaluation HCERES, cartographie des activités de recherche, contribution à la TES, etc.).

Avantages Sociaux

• Contributions aux frais de transport en commun
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage).

Cadre De Travail

• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences).

Équilibre Vie Pro-vie Personnelle

• Télétravail possible en fonction du poste
• Crèche.

Accompagnement

• Formation et suivi des parcours professionnels
• Possibilité d’aménagement du poste de travail-handicap
• 5 jours de congés supplémentaires pour les révisions.

Mission

A la suite de l’évaluation HCERES des unités de Recherche de l’Université de Toulouse ainsi que des élections universitaires, la Direction de la Recherche et de la Valorisation s’est donnée pour mission, en appui sur le Pôle Soutien et Pilotage de la Recherche, de consolider et maintenir les bases de données relatives à la Gestion administrative de la Recherche.

La Personne Recrutée Aura Pour Mission, Sous La Tutelle Du PSPR De La DReV Et En Lien Avec La Direction Des Ressources Humaines (DRH)

• Comparer et analyser les données provenant de plusieurs sources afin d’identifier les écarts et, in fine, de les corriger.
• Mettre en œuvre différents outils et sera formée sur certains d’entre eux (SIHAM, Business Object)
• Travailler en autonomie à la production et mise en forme de tableaux
• Identifier les corrections et mises à jour à mettre en œuvre par la DRH.
• Interagir avec différents agents de la DReV, de la DRH et possiblement des laboratoires de Recherche de l’Université dans une perspective de fiabilisation des données.

Il est donc attendu d’elle une bonne organisation, de la rigueur et la capacité à formuler clairement les besoins auprès de ses interlocuteurs, ainsi que La synthèse de leurs retours/réponses dans une logique de reporting et pilotage.

Il est envisagé de travailler en priorité sur les données relatives aux effectifs des laboratoires de Recherche. Selon l’aisance et l’efficacité avec laquelle la personne recrutée saura traiter cette tâche, elle pourra ensuite élargir son activité par un travail sur les ressources contractuelles des laboratoires.

Dans ce contexte, le/la candidate retenu(e) sera initiée au sein de la DReV aux problématiques de la gestion administrative de la Recherche, au fonctionnement des services de l’Université et au vocable associé. Une telle expérience pourra être mise en avant dans le cadre de la préparation aux concours administratifs de la fonction publique.

Profil

Connaissances

• Outils bureautiques (word, excel, client de messagerie)
• Français parlé, lu et bien écrit
• Notions complémentaires appréciées :
• Connaissance de l’environnement de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
• Problématiques de gestion et exploitation de données (constitution et utilisation de bases, RGPD…)
• Connaissances budgétaires et juridiques générales (compréhension et exploitation de textes contractuels, de grilles budgétaires)

Savoir Faire Technique

• Utilisation courante de Word et Excel : un éventuel perfectionnement sera apporté en poste si besoin
• Capacité à formuler de façon synthétique et explicite des demandes à destination d’interlocuteurs variés
• Rédaction en autonomie de messages professionnels
• Capacité à formuler de façon synthétique et explicite des problématiques opérationnelles et les résultats obtenus (reporting)
• Rigueur et organisation

Savoirs Comportementaux

• Bonnes aptitudes à la communication (prise de parole et écrit)
• Autonomie
• Respect de la confidentialité

Diplômes requis : Baccalauréat ou équivalent

Diplôme préparé : DUT/BUT / BTS type Gestion administrative ou Gestion des Entreprises et de l’Administration, Licence Administration publique

Ce poste est proposé uniquement aux étudiant.e.s de DUT/BUT/ BTS.

Pour Candidater

CV + Lettre de motivation + Plaquette d’information sur la formation, coût de la formation à transmettre obligatoirement au moment de la candidature.

Les formations en alternance de l’Université de Toulouse sont favorisées pour cette offre. Nous vous invitons à vous renseigner sur les formations à la Maison Formation continue et apprentissage de l’Université (Mfca-alternance.contact@univ-tlse3.fr) et de nous joindre au moment de la candidature la plaquette de formation, le planning et le coût de la formation.

Référence de l'offre : oc50jm64md