AMA ou Adjoint Administratif Pôle Ternois

Description du Contexte / Environnement du poste

Poste au Centre Médico Psychologique du Ternois de Gauchin Verloingt

Horaires : 8h45-17h06 (45 minutes de coupure) du lundi au vendredi

Missions générales

• Accueil physique et téléphonique du public,
• Réalisation des entrées administratives (Hospitalisation Complète, Hôpital de Jour),
• Gestion des mouvements des patients,
• Tenue, classement, gestion et archivage des documents et des dossiers médicaux et administratifs,
• Prise de notes, saisie et mise en forme des courriers, certificats légaux, comptes rendus médicaux, rapports,
• Recueil des informations administratives du patient (identitovigilance), saisie dans Cariatides, GAM. Et transmissions au service des frais de séjours,
• Organiser et prioriser les activités du secrétariat,
• Transmissions des messages à l’équipe pluridisciplinaire,
• Gestion des commandes de repas et transmission à la cuisine centrale,
• Gestion électronique de documents : numérisation et insertion dans le Dossier Patient Informatisé.

Caractéristiques particulières du poste

Assistant Médico Administratif ou Adjoint Administratif ayant suivi une formation de Secrétaire Médicale ou ayant une expérience en Pôle de Psychiatrie.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

• Sous la responsabilité hiérarchique de la DRH et du Médecin Chef de Pôle,
• Cadre de Santé pour l’organisation du CPT,
• Travail en collaboration avec l’équipe médicale et paramédicale.

Compétences attendues et souhaitées

• Maîtriser l’outil informatique, en particulier les logiciels Word, Excel, Cariatides, GAM, Outlook…
• Filtrer et orienter les appels internes et externes,
• S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés, les renseigner,
• Travailler en équipe et en étroite collaboration avec l’ensemble des professionnels du CPT,
• Réaliser un plan de classement et d’archivage,
• Rédiger et mettre en forme un document ou courrier de façon autonome,
• Posséder des qualités d’organisation, de gestion et de discrétion,
• Faire preuve de rigueur, de discrétion professionnelle, d’ouverture aux autres, de tolérance, de disponibilité et de mobilité.