AMA - adjoint administratif Consultation Cardiologie - H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble

Description entreprise :

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

• Soigner
• Former
• Chercher

Description du poste :

Missions du service : Le service cardiologie est une spécialité destinée à l’étude et aux traitements des maladies cardiovasculaires.

Nombre total de médecins consultants : 45.

Organisation des postes :

Le secrétariat de Consultation et Soins Externes est réparti en 3 équipes :

1. Equipe A - Horaires : 10h10/18h.
   - Accueil physique et orientation des patients et des usagers
   - Bureau des Admissions + identitovigilance
   - Prise de rendez-vous en post-consultation et Gestion des urgences
   - Préparation des bons de transports et appels des transports retours (VSL/Ambulances) + PTAH
   - Cotations de l’activité du service (actes publics/ privés des médecins)
   - Réception et traitement du courrier postal
   - En fin de consultation, renfort sur la gestion des mails, au traitement des courriers de reconnaissance vocale
2. Equipe B – Horaire : 8h/15h50
   - Poste d’accueil téléphonique,
   - Gestion des rendez-vous par téléphone, mails et fax
   - Gestion plannings médicaux créations, modifications, reports.
   - Numérisation de documents.
3. Equipe C – Horaire : 8h/15h50
   - Traitement de courriers dictés ou rédigés par reconnaissance vocale
   - Gestion de la boîte d’envoi, diffusion et mise sous pli
   - Remplacement de l’équipe A de 8h à 10h10.

Chaque poste est tenu 1 semaine.

Profil recherché :

Compétences spécifiques :

• Connaissance du logiciel PASTEL et des suites logicielles EADILY & Microsoft Office (Word, Outlook Wepapp)
• Travail en équipe et en lien avec de multiples interlocuteurs
• Gestion et priorisation des flux d’informations
• Prise d’initiatives à bon escient
• Compétences rédactionnelles
• Formation continue
• Possibilité de télé-travailler

Qualités requises :

• Sens des responsabilités
• Rigueur dans l’organisation du travail
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Adaptabilité et souplesse
• Qualités relationnelles, sens de la communication, esprit d’équipe
• Respect du suivi des procédures

Les relations professionnelles spécifiques au poste :

Sous l’autorité hiérarchique de l’AMA référente (N+1), du Cadre administratif (N+2) et du Directeur délégué (N+3). Liens fonctionnels avec le Cadre de santé du secteur, les IDE de consultations et l’équipe médicale.

Conditions de travail dans le poste :

Temps de travail : 100%
Horaires : 8h/15h50 - 10h10/18h.
Travail dimanches et jours fériés: non
Contraintes particulières: répartition des absences conformément à la réglementation et aux nécessités de service.

Exigence institutionnelle :

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité, au port de la tenue professionnelle et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA).