Aide aux personnes âgées ou handicapées F / H

Secrétaire aux Litiges • Antony

Dernière mise à jour : il y a 1 jour

Description de poste

Le / la Secrétaire Gestionnaire de l'unité Inserm UMRS999 a pour mission principale d'accompagner les membres de l'unité pour tous les flux financiers sortants (achats) et entrants (budgets annuels institutionnels et subventions sur projets) en lien avec ses tutelles : Université Paris-Saclay, INSERM, Délégation Paris IDF Sud, Hôpital Marie Lannelongue (Fondation Saint Joseph). A ce titre, il / elle interagit avec les services financiers de ces différentes institutions. Il / elle participe à l'élaboration des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires de l'unité ainsi que leur suivi en lien avec les services des ressources humaines des différentes institutions. Il / elle assure la gestion administrative de l'unité en lien avec les différentes tutelles. Il / elle travaille sous la responsabilité fonctionnelle du directeur de l'UMRS999 et sous la responsabilité administrative du directeur de la Recherche de la Fondation Hôpital Saint Joseph, à laquelle le poste est rattaché.

Les missions

• Activités de support administratif et budgétaire
• Saisie des commandes et des réceptions (outils SIFAC et Qualiac) en respect des procédures de celles-ci (marchés Inserm, marchés Université et conventions internes)
• Saisie, gestion et suivi des remboursements des ordres de mission des chercheurs (SIFAC)
• Gestion des litiges factures fournisseurs
• Maintien à jour des tableaux de bord de suivi des dépenses des différents budgets
• Extraction de données de SIFAC
• Lien entre les institutions pour le suivi administratif et financier des dossiers (ex : Convention de restauration des personnels Inserm à l'Hôpital et facturation annuelle)
• Suivi des contrats de maintenance annuels des appareils scientifiques
• Activités de support administratif du personnel
• Recueil, suivi et transmission des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires aux services RH des différentes institutions
• Accueil et conseil aux nouveaux arrivants
• Gestion du circuit de signatures des conventions de stages
• Saisie des dossiers de stages et suivi des gratifications des stagiaires dans l'outil SIRENE
• Activités administratives générales
• Suivi et mise à jour de l'annuaire de l'unité (Insermlab)
• Participation aux réunions des secrétaires gestionnaires d'unité organisées par la Délégation Inserm IDF Sud
• Saisie des demandes de moyens annuels Inserm (DIALOG)
• Participation à l'organisation et au développement de l'UMRS999
• Participation à la vie de l'unité
• Participe au suivi des formations des personnels (SIRENE)
• Propose des actions d'amélioration de l'organisation

Qualifications :

• Formation comptable / administrative : suivi financier de projet : budget, devis, facturation
• Idéalement connaissance de l'outil SIFAC
• Connaissance des outils bureautiques (Microsoft Pack Office)
• Capacité d'interagir en anglais à l'écrit et à l'oral
• Capacité de communication avec les différents personnels de l'unité
• Rigueur, organisation, motivation, esprit d'équipe, autonomie, proactivité et adaptabilité

Informations supplémentaires :

• Temps plein du lundi au vendredi
• Lieu de travail : Hôpital Marie Lannelongue, 92350 Le Plessis Robinson
• Début du contrat : Mai-Juin 2025
• Contact : Fabrice Antigny, DR2 Inserm

Une rémunération attractive

• Régime prévoyance et de frais de santé avantageux : mutuelle avec option de base gratuite, options améliorées, tarifs préférentiels
• Remboursement du titre de transport 75% et cofinancement de la mobilité douce, un parking salarié, conditions privilégiées
• Un Comité Social et Économique offrant une large palette d'avantages : chèques vacances, cadeaux de Noël, locations mer et montagne à prix préférentiels

Une réelle politique d'évolution de carrière

• Un parcours d'intégration personnalisé : journée d'intégration institutionnelle, tutorat au sein du service, dispositif d'accompagnement de votre montée en compétences
• Investissement important sur la formation : notre campus formation santé vous accompagnera tout au long de votre parcours professionnel dès votre intégration en proposant une offre de formation diversifiée et innovante

Une attention particulière portée à la qualité de vie au travail

• Un restaurant d'entreprise
• Un cadre de travail privilégié : espaces verts, bulle du personnel (espace dédié au bien-être du collaborateur), salle de sport, bibliothèque
• Des places en crèches réservées

Une attention particulière portée à l'environnement

• L'écosoin au cœur des préoccupations : initiatives multiples portées par l'ensemble des personnels dans les services de soin et médicotechniques (la bulle chimio verte, démarche green bloc, co-conception des soins infirmiers)
• Une démarche RSE fortement encouragée par l'Institution

Remote Work :

Employment Type : Fulltime

Key Skills

Internship, Accounts Receivable, Generator, Computer Operating, Corporate Risk Management

Experience : years

Vacancy : 1