Agent(e) d'accueil de mairie et Agent(e) postal(e)

Agent(e) d'accueil de mairie et Agent(e) postal(e), Sarthe

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s):

1. Adjoint administratif
2. Adjoint adm. principal de 2ème classe
3. Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail: Temps non complet, 31h00 hebdomadaire

Télétravail: Non

Management: Non

Descriptif de l'emploi

Commune de moins de 1 100 habitants située entre Savigné l’évêque et Bonnétable avec une école primaire, une cantine scolaire, une épicerie multiservices, une boulangerie, un salon de coiffure, un restaurant, des artisans et associations. Membre de la communauté de communes Le Gesnois Bilurien.

La commune recherche un agent ayant pour mission principale l’accueil polyvalent de la mairie et pour mission secondaire la gestion de l'Agence Postale Communale située au sein de la mairie. Il sera affecté au service administratif comprenant 3 agents et sera placé sous l’autorité de la secrétaire de mairie et de la Maire.

Il s'agit d’un recrutement d'un agent qualifié(e) justifiant d'une expérience sur ce type de poste.

MISSIONS PRINCIPALES:

1. Accueil polyvalent de la mairie
2. Organisation et tenue de l’accueil/secrétariat:

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des e-mails et du courrier
• Gestion des demandes des administrés (orientation, recherche de renseignements, aide dans les démarches...)
• Rédaction de courriers divers et de tout acte lié à l'accueil du public
• Diffuser et mettre à jour l'information au public par voie d'affichage

• Renseignements aux administrés
• Enregistrement et suivi des demandes d'urbanisme (DP, PC, PD)
• Traitement des CUa et DIA

• Gestion des dossiers administratifs
• Gestion des réservations et commandes de repas
• Facturation

• Saisie des mandats de dépenses et des titres de recettes

• Tenue des registres d'état-civil
• Information, transmission, préparation et enregistrement des documents liés aux mariages, naissances, décès, baptêmes-civils, PACS...
• Délivrance des livrets de famille (ouverture, duplicata, mises à jour)

• Inscription sur les listes électorales

• Enregistrement des recensements militaires des jeunes de 16 ans
• Transmission des listes de recensement par trimestre au Service National

• Gestion et facturation des concessions
• Suivi des procédures de reprise de concessions

• Gestion et facturation des loyers des logements communaux
• Facturation et planning location salle communale

MISSIONS SECONDAIRES:

Gestion de l'Agence Postale Communale (APC):

• Utilisation du logiciel pour APC
• Affranchissement et vente de timbres, enveloppes, colis...
• Distribution des instances
• Approvisionnement du stock
• Gestion des fonds
• Comptabilité de fin de journée
• Dépôt de procuration courrier
• Dépôt de chèques sur un compte de la banque postale
• Retrait et versement d'argent

Profils recherchés:

• Baccalauréat
• Expérience dans un poste similaire

SAVOIRS:

• Connaître les compétences, l'organisation et l'environnement des collectivités territoriales.
• Connaître les règles juridiques de l’urbanisme
• Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs et d'état civil
• Connaître le fonctionnement d'une Agence Postale Communale
• Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel) et des nouvelles technologies
• Maîtriser le logiciel métier Berger Levrault (Comptabilité, Paie, Affaires militaires, Etat civil, Elections, Cantine…)
• Avoir des compétences rédactionnelles, de syntaxe, d’orthographe
• Rechercher l'information si la réponse n'est pas immédiate

SAVOIR FAIRE:

• Respecter les délais réglementaires
• Être capable de s'organiser et de gérer les priorités
• Être polyvalent(e)
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Être doté(e) d'une grande autonomie

SAVOIR ETRE:

• Accueillir le public avec amabilité
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Conserver patience, neutralité et objectivité face aux situations
• Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité