Agent de suivi fréquentation et facturation périscolaire F/H - EC21692

Descriptif et missions

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Pôle relations familles, et en lien avec le Correspondant applicatif Educalyon, l'agent de suivi fréquentation et facturation périscolaire participe au suivi des inscriptions et de la fréquentation aux activités périscolaires (Accueils du matin, Pause de midi, Après la Classe, la Fin d'Aprèm et les Ateliers du mercredi matin). Il/Elle assure l'ensemble des missions permettant de sécuriser la facturation des temps périscolaires aux familles et la déclaration des données de fréquentation à la CAF.

Il/Elle recrute des Référents coéducation de proximité (RCP), assure leur formation ainsi que celle des Directeurs d'Accueil de Loisirs (DAL) sur le logiciel Educalyon et les procédures métiers. Durant toute l'année, il/elle assure leur accompagnement et le suivi de leur activité afin de garantir l'édition et la transmission des factures, ainsi que leur régularisation en cas de besoin.

Durant la campagne d'inscriptions, il/elle peut être amené à participer à l'instruction de dossiers de demande d'Inscription aux Activités périscolaires en lien avec le Pôle vie scolaire.

VOS ACTIVITES PRINCIPALES :

Suivi RH des Référents coéducation de proximité en lien avec les Responsables de secteur et le Service des ressources humaines :

1. Suivi des recrutements ;
2. Suivi des heures travaillées et transmission au Service des ressources humaines ;
3. Suivi des absences et remplacements de RCP ;
4. Mise en place d'outils de suivi de l'activité des RCP ;
5. Réponses à des contestations de premier niveau et transfert des autres réclamations RH de RCP.

Accompagnement des RCP et DAL (municipaux et associatifs) au logiciel Educalyon :

1. Animation de formations au logiciel-métier (Educalyon) ;
2. Réalisation et mise à jour de guides utilisateurs ;
3. Assistance (hotline téléphonique ou mail) aux Référents Coéducation de Proximité et Directeurs d'Accueil de Loisirs dans leurs missions administratives et l'utilisation des logiciels Educalyon et Excel ;
4. Edition de requêtes Webi à destination des Référents coéducation de proximité et des Directeurs d'accueil de loisirs ;
5. Transmission aux DAL des fiches sanitaires de liaison réactualisées ;
6. Déplacements ponctuels sur des écoles en cas de besoin d'accompagnement ou de remplacement de RCP.

Suivi d'activité :

1. Assurer un suivi administratif via des requêtes et alerter les RCP en cas d'erreur constatée ;
2. Assurer le traitement régulier des anomalies pouvant impacter les données de fréquentation et de facturation ;
3. Développer le partage d'outils de suivi d'activité avec les Responsables de secteur ;
4. Editer des requêtes permettant le reporting d'activité pour le service.

Organisation et suivi des inscriptions aux activités :

1. Contribution à la préparation et au lancement de la campagne ;
2. Paramétrage de données dans le logiciel Educalyon ;
3. Instruction ponctuelle des demandes d'inscription aux activités concernant les publics fragiles : vérification de la complétude du dossier et des éléments sanitaires.

Edition, transmission et régularisation des factures périscolaires :

1. Suivi des retours et relances des RCP et DAL en amont de la facturation ;
2. Codage des données spécifiques de facturation (grève, fermetures exceptionnelles, prises en charges financière par l'Aide à l'Intégration Scolaire (AIS)...) ;
3. Transmission des factures aux familles, via les référents coéducation de proximité des écoles ;
4. Traitement des factures spécifiques (factures guichets) et repas enseignants ;
5. Traitement des rétroactivités, réductions et annulations de factures.

Profil recherché

Connaissances techniques :

1. Environnement des collectivités territoriales et des acteurs de l'éducation ;
2. Progiciel spécialisé Educalyon, Webi et Selligent (souhaité) ;
3. Maîtrise des outils bureautiques.

Savoir-faire :

1. Sens du travail en équipe ;
2. Aptitude à faire face à des situations difficiles, prise de recul ;
3. Gestion des priorités et organisation ;

Savoir-être :

1. Qualités relationnelles : diplomatie, sens du travail en équipe ;
2. Autonomie, esprit d'initiative ;
3. Disponibilité, réactivité et rigueur.

DOMAINE DE FORMATION INITIALE - DIPLOME OBLIGATOIRE - EXPERIENCE :

1. Accès direct (nomination stagiaire sans concours) ;
2. Expérience souhaitée de 6 mois à 2 ans.

Avantages liés au poste

Avantages collectifs au travail

Description de la collectivité

Capitale de la Région Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe pour sa qualité de vie et son dynamisme économique exceptionnel.

Au cœur de la Métropole Lyonnaise, la Ville de Lyon (468 300 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.